Kategorie: Best Practice, Personalmanagement
28. März 2019 // Dr. Nina Springer

Digitalisierung von Personalakten: Achtung, Betriebsrat an Bord!

Immer mehr Unternehmen gehen aus Gründen der Verwaltungseffizienz dazu über, ihre Personalakten zu digitalisieren und in elektronischen Archiven zu verwahren. Hat der Betriebsrat (oder Personalrat) bei diesem Vorgang mitzubestimmen? In Betracht kommen insoweit Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und 1 BetrVG: Nach Nr. 6 dieser Vorschrift hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, mitzubestimmen. Zwar ist eine digitale Personalakte nicht notwendigerweise dazu bestimmt, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Allerdings protokollieren entsprechende Softwarelösungen regelmäßig Bearbeiterkennzeichen und lassen statistische Auswertungen zu. Hier können ggf. Aussagen über einzelne Personen getroffen werden, was tatsächlich unter eine Verhaltens- oder Leistungsüberwachung fallen könnte. Da der Zweck der Mitbestimmung in der Abwehr von Gefahren der Überwachung liegt, ist von einer Mitbestimmungspflicht der Betriebsräte auszugehen.
Ebenfalls dürfte für das Mitbestimmungsrecht des Betriebs- oder Personalrats sprechen, dass bei der Einführung einer digitalen Personalakte darüber zu entscheiden ist, welche Daten der Arbeitnehmer in ihr erhoben, verarbeitet und genutzt werden (§ 94 Abs. 2 BetrVG) und vor allem wie die Einsichtnahme in die digitale Personalakte durch den Beschäftigten geregelt wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).

Gerichtlich ist die Frage, ob ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates besteht oder nicht, noch nicht geklärt. Es ist aber in jedem Fall zu empfehlen, die Betriebsräte rechtzeitig beim Projekt "Einführung der digitalen Personalakte" einzubinden sowie Betriebsvereinbarungen zur Regelung der Digitalisierung der Daten und der zukünftigen Einsichtsrechte in Bezug auf die digitale Personalakte abzuschließen. Denn: Werden die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats verletzt, steht ihm nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts bei Verletzung ein Anspruch auf Unterlassung der mitbestimmungswidrigen Maßnahme (allgemeiner Unterlassungsanspruch) zu. Zudem kann der Betriebsrat, wenn ein grober Verstoß des Arbeitgebers gegen seine Pflichten nach dem BetrVG vorliegt, die Unterlassung mitbestimmungswidriger Handlungen unter Androhung von Ordnungs- und Zwangsgeld bis zu 10.000 EUR durch das Arbeitsgericht vom Arbeitgeber verlangen.

Eine Betriebsvereinbarung sollte folgende Inhalte haben:

  • Definition des Regelungsgegenstands
  • Ziele der digitalen Personalakte
  • Beschreibung des Personalaktensystems
  • Umgang mit Software-Updates
  • Inhalte der Personalakte
  • Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
  • Umgang mit Gesundheitsdaten
  • Zugriffskonzept
  • Datensicherheit
  • Aufbewahrungsfristen und Löschungspflichten
  • Allgemeine Pflichten im Umgang mit der Personalakte

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist zu beachten, dass die Datenverarbeitung im Rahmen einer digitalen Personalakte einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt unterliegt. D.h., dass jede Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von persönlichen Daten der Einwilligung oder Rechtfertigung bedarf. Die Einwilligung im Arbeitsverhältnis (etwa durch Unterzeichnung einer entsprechenden Erklärung im Arbeitsvertrag) wird in der Regel jedoch für unwirksam gehalten, denn derjenige, der Arbeit finden will, wird einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag zwangsläufig unterzeichnen. Eine Einwilligung ist aber nur dann wirksam, wenn sie gänzlich freiwillig erfolgt. Als Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung kommen aber die Vorschriften des Artikels 88 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des § 26 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Betracht. Die Umstellung von der Akte in Papierform auf die digitale Personalakte ist im Rahmen des Artikels 88 DSGVO und des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Ein weiterer Erlaubnisvorbehalt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist eine anderweitige Rechtsvorschrift. Dazu zählt eine Betriebsvereinbarung. In Abstimmung mit dem Betriebsrat ist die Einführung der digitalen Personalakte somit für alle Mitarbeiter möglich. Wie dies auch gelingt, erfahren Sie in der Checkliste "Einführung einer Personalmanagementsoftware im Unternehmen".

Über Eversheds Sutherland

Eversheds Sutherland zählt mit über 2.850 juristischen Mitarbeitern in 34 Ländern in Afrika, Asien, Europa, dem Nahen Osten und den USA zu den weltweit größten Anwaltskanzleien. Mit 67 Büros erbringt die Kanzlei nahtlos vernetze Rechtsberatung über Ländergrenzen hinweg.

In Deutschland beraten mehr als 130 Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare an den Standorten in Berlin, Düsseldorf, Hamburg und München multinationale Konzerne, börsennotierte und mittelständische Unternehmen, Private-Equity-Investoren sowie Familienunternehmen in allen Bereichen des Wirtschaftsrechts.

Unser bundesweites Arbeitsrechtsteam aus rund 40 Anwältinnen und Anwälten – etliche davon Fachanwälte für Arbeitsrecht – in München, Hamburg und Berlin berät und vertritt nationale und internationale Mandanten in allen Bereichen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts. Unsere Mandanten profitieren von unseren hohen Qualitätsstandards, einem einzigartigen Erfahrungsspektrum und einer hohen Spezialisierung. Weitere Informationen finden Sie unter www.eversheds-sutherland.de.

Besuchen Sie einen unserer Workshops zum Thema "Workshop Digitale Personalakte und Recht | Ihr Kompass für die Einführung einer digitalen Personalakte" mit forcont und der Rechtsanwaltskanzlei Eversheds Sutherland.

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Checkliste: So gewinnen HR-Manager den Betriebsrat für eine digitale Personalakte

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2 Kommentare für "Digitalisierung von Personalakten: Achtung, Betriebsrat an Bord!":

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[…] Sobald sich das Unternehmen für einen Anbieter entschieden hat, ist es ratsam, dass dieser dem Betriebsrat demonstriert, wie das Handling der Mitarbeiterdaten in der Praxis aussehen wird. Der Anbieter sollte zeigen, wie die digitale Personalakte aufgebaut ist und wie HR-Sachbearbeiter typische Vorgänge mit dem Tool bearbeiten, beispielsweise das Erstellen und Verwalten eines Arbeitsvertrags. Dabei ist zu betonen, dass eine Leistungskontrolle der Personalsachbearbeiter durch die Software nicht möglich ist. Zugriffe und Änderungen an Dokumenten werden zwar automatisch protokolliert, doch lässt sich daraus nicht etwa ableiten, welcher Mitarbeiter in welchem Zeitraum wie viele Dokumente bearbeitet hat. Eine Personalaktenlösung bietet keine Funktion, um die Protokoll-Listen zu filtern oder anderweitig auszuwerten – die Protokolle dienen lediglich der Revisionssicherheit. Darüber hinaus gilt es genau zu erklären, wie die Softwarelösung den Datenschutz gewährleistet: Wie stellt das Rollen- und Rechtesystem sicher, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten? Wie lassen sich Freigabeprozesse, wenn beispielsweise HR-Führungskräfte Prämienauszahlungen genehmigen müssen, digital ausführen – was das aus Datenschutzperspektive riskante Zirkulieren von Papierakten im Unternehmen überflüssig macht? Wie hilft das System dabei, Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist zu löschen? Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO gelten noch strengere Vorschriften für alle, die personenbezogene Daten verarbeiten und speichern. Wenn Unternehmen ihren Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen HR-Lösung überzeugen wollen, sollten sie transparent machen, dass die Software dabei hilft, die gesetzlichen Regelungen korrekt umzusetzen. Weitere rechtliche Aspekte erläutert Dr. Nina Springer, Partnerin bei der Münchner Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, in einem Beitrag hier: www.forcont.de/blog/8919/digitalisierung-von-personalakten-achtung-betriebsrat-an-bord. […]

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Autoren

  • Sales Managerin, forcont
  • Senior Consultant Professional Services, forcont
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  • Doktorand, Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
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  • Matthias Weber, Experte für Unternehmenssoftware und Geschäftsführer der mwbsc GmbH
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