Kategorie: Elektronische Akten, forcontent, Tipps & Tricks
13. November 2016 //

Risikomanagement auf Basis der Anwendung forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement mit forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement und Compliance sind aktuelle Themen, mit denen sich auch mittelständische Unternehmen immer stärker beschäftigen müssen. Sie sind angehalten, potentielle Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Richtlinien und der Nachweis hierüber sind als Teil des Risikomanagements Antriebsfeder für viele neue Projekte in den Unternehmen. Mit dem forcontent | Dokumentenmanager bietet forcont eine geeignete Plattform, um genau diese Anforderungen des Risikomanagements standardisiert und mit wenig Anpassungs- und Schulungsaufwand der Mitarbeiter umzusetzen. 

Der forcont | Dokumentenmanager ist eine zentrale Online-Plattform zum Austausch und zur Bearbeitung von Aufgaben, Dokumenten und Nachrichten und bietet eine hervorragende Möglichkeit, Projekte zu managen und Wissen zu teilen. Herzstück der Anwendung forcontent bildet der Bereich der Projekträume. So lässt sich zum Beispiel für jedes potentielle Unternehmensrisiko ein virtueller (Projekt-) Raum eröffnen. Die Struktur eines Projektraums lässt sich für die verschiedenen Projekttypen mit Zusatzfeldern, Ordnern und Aufgaben vordefinieren. Legt der Projektverantwortliche dann einen Projektraum für ein Risikoprojekt an, enthält dieser Projektraum bereits alle erforderlichen Datenfelder (im Beispiel Risiko (%), Risiko (€), Standort):

Projektraum forcontent

Weiterhin ist bereits eine Liste von Aufgaben enthalten, die bei Risikoprojekten immer wieder abgearbeitet werden müssen. Die Aufgaben können auch bereits mit Verantwortlichen vorbelegt sein, so dass die Unternehmensprozesse, die im Zusammenhang mit einem Risikoprojekt stehen. gut unterstützt werden:

 

Aufgaben forcontent

Die für die Aufgaben verantwortlichen Bearbeiter werden per E-Mail über ihre Aufgaben und Termine informiert. Sie können dann den Bearbeitungsstatus ihrer Aufgaben im Projektraum dokumentieren. Damit haben der Projektleiter und natürlich auch alle anderen Teammitglieder jederzeit einen Überblick über den gesamten Fortschritts- und Bearbeitungsstatus des Risikoprojektes. Für die im Projekt anfallenden Dokumente ist im Projektraum eine Ordnerstruktur vorgesehen. Diese ist für jeden Projekttyp vordefinierbar. Die Mitglieder des Projektteams können die vordefinierte Ordnerstruktur jedoch im Projektraum noch ändern und dem Bedarf des konkreten Projekts anpassen. Zur Kontrolle aller laufenden Projekte gibt es eine Übersicht. Die Übersicht kann gefiltert und z.B. nach Schadenshöhe sortiert werden. Es ist möglich, die Übersicht mit ausgewählten Projektdaten für eine weitere Verarbeitung als Excel-Datei zu exportieren. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann der Projektraum geschlossen und in der forcontent-Bibliothek archiviert werden. Die Projektdokumentation ist damit sicher und langzeitverfügbar archiviert.Weitere Informationen zum forcontent

 


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