Kategorie: ECM-Suite von forcont, Elektronische Akten, SAP
9. September 2016 //

DocuLink – Entstehung und Möglichkeiten

Überall im Unternehmen fallen Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) und Dokumente an, die benutzerfreundlich und strukturiert zur Recherche direkt im SAP dargestellt werden müssen. Kennen Sie OpenText DocuLink? Dieses stellt hier eine Lösungsmöglichkeit dar.  Sollten Sie es nicht kennen, dann lohnt es sich die folgenden Zeilen weiterzulesen. Sie bieten einen kurzen Einblick.

Entstehung DocuLink

Die Entstehung des Produkts DocuLink geht auf das Ende der 90iger Jahre zurück. Zu diesem Zeitpunkt wurde - damals für die Firma SpreeGas - eine Lösung gesucht, mit der Dokumente und Datensätze im SAP strukturiert zusammengefasst dargestellt werden konnten. Aus diesen Anforderungen ist dann das Produkt DocuLink entstanden. Die Entwicklungen fanden hauptsächlich bei der IXOS Anwendungssoftware GmbH in Leipzig statt, aus der einige Jahre später forcont als eigenständiges Unternehmen hervorgegangen ist. Ein Teil der ursprünglichen Entwickler ist auch heute noch für forcont tätig. DocuLink wird seit der Eigenständigkeit von forcont direkt von OpenText weitereinwickelt. Forcont führt aufgrund der Kompetenz in diesem Bereich weiterhin Projekte im Zusammenhang mit DocuLink durch.

Projektübersicht

Aufgrund der fast 20jährigen Erfahrung in diesem Umfeld kann forcont mittlerweile auf ca. 250 erfolgreiche Projekte und zusammengefasst ca. 60 Mannjahre an Abstimmung, Implementierung und Einrichtung in dem Umfeld zurückblicken. Es sind bspw. in diesen Bereichen Aktenlösungen entstanden:

  • Immobilienakten (Mieterakten, Gebäudeakten etc.) sowie Bauakten im Bereich der Immobilienwirtschaft
  • Allgemeine Dokumentenverwaltung
  • Kundenakten
  • Einkaufsakten
  • Projektakten (Projektabwicklung, Abrechnung etc.)
  • Vertriebsakten (Auftrag, Lieferungen, Fakturierungen)
  • Personal- und Personalabrechnungsakten
  • Rechercheordner für migrierte Dokumente aus Fremdarchiven
  • Ordner für Recherche nach Drucklisten

u.v.a.

Somit sind alle Bereiche aus dem SAP, wo die gemeinsame Darstellung von Datensätzen und Dokumenten sinnvoll ist, im DocuLink sehr gut abzubilden. Insbesondere wenn hier Sätze modulübergreifend angezeigt werden sollen, ist DocuLink von Vorteil. Im Standard ist man zum großen Teil auf die eigenständigen Transaktionen angewiesen, die eine Übersichtlichkeit erschweren.

Customizing im DocuLink

Das Customizing von DocuLink-Projekten erfolgt über die SAP-Transaktion „J6NP“. Jedes Projekt besteht aus mindestens einer Sicht. Die Sicht bietet die Möglichkeit Datensätze und Dokumente (ggf. aus dem gleichen Pool) unterschiedlich darzustellen. Bspw. können aus der Immobilienverwaltung direkt Mietverträge gesucht und in Listenform dargestellt werden. Parallel dazu kann in einer separaten Sicht aber auch eine Navigation durch eine Baumstruktur über die übergeordneten Objekte Wirtschaftseinheit, Gebäude, Mietobjekt erfolgen.

Vorrangig stehen in DocuLink-Projekten diese Gestaltungsebenen zur Verfügung:

Statische Knoten Dient zum Einfügen von Ebenen mit festen Werten, um die Struktur übersichtlicher zu gestalten.
Dynamische Knoten Dient zur Zusammenfassung gleicher Werte aus einer Datenbank (Distinct)
Werteknoten Dient zur Darstellung von Werten aus einer oder mehrerer Datenbanktabellen, -views etc.
Dokumentknoten Dient zur Anzeige von Dokumenten, die über den ArchiveLink-Standard archiviert und verknüpft wurden.

 

Darüber hinaus gibt es weitere Gestaltungsebenen. Bspw. können auch Dokumente aus dem DVS angezeigt oder Content Management Hierarchien dargestellt werden.

Zum großen Teil werden DocuLink-Projekte über Customizing umgesetzt. Wo dieses nicht ausreichend ist, können zusätzlich eigene SAP-Funktionsbausteine oder auch ganze Funktionsgruppen implementiert und eingehängt werden. Dafür steht eine Vielzahl von Ereignissen zur Verfügung, an die „angeknüpft“ werden kann.

Recherche im DocuLink

Die Recherche in den DocuLink-Projekten erfolgt über die SAP-Transaktion „J6NY“. Anschließend werden das relevante Projekt und die entsprechende Sicht ausgewählt. In vielen Fällen startet dabei eine Sicht mit einer Selektionsmaske, um das Ergebnis eingrenzen zu können.

Es kann zudem auch direkt ein Absprung aus einer Standardtransaktion oder kundeneigenen Transaktion in eine definierte DocuLink-Sicht erfolgen. Hierzu wäre eine Modifikation oder besser noch die Implementierung eines generischen Objektdienstes möglich. Letzter kommt ohne die Änderung des SAP-Standards aus. Wurde ein Absprung eingerichtet, so kann dieser direkt über den generischen Objektdienst aufgerufen werden. (Bsp. siehe folgende Abbildung)

Generischer Objektdienst DocuLink OpenText

Die nachfolgende Abbildung stellt beispielhaft den Aufbau einer Sicht aus einem DocuLink-Projekt dar.

DocuLink Ansicht

Fazit

DocuLink bietet bei strukturiertem Projektaufbau viele Vorteile für eine schnelle und benutzerfreundliche Recherche nach Datensätzen und Dokumenten. Weiterhin sind folgende positiven Effekte zu nennen:

  • Vollständige Integration in SAP
  • Direkter Wechsel in Standardtransaktionen und zurück
  • Ermittlung von Datensätzen und Dokumenten erfolgt zur Laufzeit
  • Recherchemöglichkeit über Modulebene und auch Systemebene hinweg
  • Integration von Datensätzen und Dokumenten mit und ohne direkten Bezug zu SAP Standardobjekten
  • Möglichkeit der individuellen Berechtigungsprüfung im Projekt (auf Datensätze und Dokumente)

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