Kategorie: Elektronische Akten, forpeople, Personalakte & HR
27. Juni 2016 //

Tipps zum Aufbau der Aktenstruktur bei digitalen Personalakten

Als Sommerlesetipp ein Beitrag aus der  Rubrik "Meistgelesen":

Aufbau Personalakte (© forcont)
Die Frage, wie eine allgemeingültige Aktenstruktur aussehen kann, wird sich sicher jeder stellen, der eine elektronische Personalakte für sein Unternehmen einführen möchte. Zügig stellt sich dann heraus, dass Normen bzgl. der Struktur einer elektronischen Personalakte noch nicht existieren, Gesetze hauptsächlich vorgeben, was nicht hinein gehört und dass die Bedürfnisse der Personalabteilungen vielfältig sind. Doch das heißt nicht, dass es keinerlei Lösungen gibt. Lesen Sie hier grundlegende Hinweise und Tipps zum Aufbau einer Aktenstruktur für elektronische Personalakten.

Die Akte muss zu den Prozessen passen
Damit gibt es nur ein sinnvolles Kriterium für die „richtige“ Struktur: Sie muss den internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung gerecht werden und ihrer Praxis entsprechen. Nur so kann die elektronische Personalaktenlösung die höchste Produktivität entfalten. Die Struktur richtet sich dabei insbesondere nach Art und Anzahl der Dokumente, die bereits in den Bestandsakten vorliegen. Außerdem ist Datensparsamkeit nicht nur im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes geboten: Je schlanker die Akte, umso schneller finden sich später die gesuchten Inhalte.

Wie lässt sich die richtige Aktenstruktur aufbauen?
Muss die Personalakte eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente umfassen, ist es sinnvoll, die Dokumente nach ihrer Art zu klassifizieren (etwa Arbeitsvertrag, Ausbildungszeugnisse etc.) und sie dann je nach Umfang sowie Bedarf innerhalb eines Registers (beispielsweise Verträge) zusammenzufassen. So entsteht eine hierarchische Struktur aus Ober- und Unterbegriffen, Registern und Dokumentenarten. Dieses Prinzip lässt sich durch Unterregister oder Dokumentenklassen noch weiter differenzieren.

Optimaler Kompromiss
Die optimale Personalaktenstruktur hat für eine schnelle Einordnung der Dokumente so wenige Ordnungskategorien (Register, Unterordner etc.) wie möglich – Sie bietet aber so viele wie nötig, um ein schnelles Auffinden, aussagekräftige Statistiken und ein ausdifferenziertes Berechtigungskonzept zu ermöglichen. Ein Mitarbeiter hat damit nur auf die für ihn notwendigen Dokumentenarten Zugriff, beispielsweise auf Verträge zur Dienstwagenüberlassung, nicht aber auf Verträge zu Bonuszahlungen. Auch bei einer optimalen Aktenstruktur kann es passieren, dass ein Dokument im falschen Unterordner abgelegt wird. Die Volltextsuche eines modernen Personalaktensystems hilft dann, das Dokument schnell wiederzufinden. Aber natürlich darf die Volltextsuche dabei nicht das strenge, eindeutige Berechtigungssystem umgehen können und so die Sicherheitsvorkehrungen aushebeln.

Mit dieser Gliederung sollten sich daher nicht nur die IT und die Unternehmensführung befassen, sondern auch die späteren Nutzer sollten in den Entscheidungsprozess involviert sein. Am Ende dieses Prozesses steht dann eine Musterakte, die für die elektronische Personalaktenlösung übernommen wird.

Bestandsakten und Altakten
Was geschieht aber mit den bestehenden Akten, wie sollen sie in die neue digitale Struktur integriert werden? Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, die benötigten Dokumente in der elektronischen Akte abzulegen: Entweder exakt nach der Musterakte – jedes Dokument sollte dann vollständig attribuiert werden – oder einfach nur chronologisch fortlaufend als ein Dokument in der Akte bzw. unter einem Register „Bestandsakten“. Oder in einer, wie auch immer gearteten Zwischenform. Für ausgeschiedene oder verrentete Mitarbeiter mag die einfache Ablage als ein fortlaufendes Dokument sinnvoll sein. Sobald die Personalabteilung aber produktiv mit einer Akte arbeiten muss, sollten zumindest die wichtigsten Personalunterlagen den entsprechenden Dokumentenarten und Registern zugeordnet sein.

Mehr zu den Inhalten einer Personalakte finden Sie im Blogbeitrag
Die Personalakte – ihr geheimnisvoller Inhalt


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