Kategorie: Best Practice, ECM-Suite von forcont, Tipps & Tricks
26. Oktober 2015 //

E-Mail-Ablage in DMS-Anwendungen

Bereits vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der herkömmliche Upload für E-Mails nicht praktikabel ist. Der Drang, E-Mails in verfügbaren DMS-Anwendungen zu archivieren, wächst stetig weiter an, da die Informationen und Gesprächsverläufe möglichst lückenlos verfügbar und dokumentiert sein sollen.

Im Laufe der Zeit haben sich damit neue Anforderungen an das Outlook Add-In und die Verarbeitung der E-Mails bei der Ablage ergeben, welche die Archivierung der E-Mails in die DMS-Anwendungen noch flexibler gestalten sollen.

Anhänge

Ein Thema sind die Anhänge von E-Mails – es reicht nicht mehr die E-Mail im Ganzen zu speichern, sondern das Trennen der Anhänge wird immer wichtiger, da oft die erforderlichen Informationen in den Anhängen enthalten sind. Auch aufgrund der technischen Gegebenheiten in den Unternehmen nehmen Anhänge einen ganz neuen Stellenwert ein: Die Verbreitung der Multifunktionsgeräte in den Gängen der Unternehmen nimmt zu, ein Mitarbeiter kann so schnell und einfach Dokumente digitalisieren und bekommt das gescannte Dokument nicht selten als Anhang einer E-Mail zugesendet. In diesem Fall möchte man natürlich nur den Anhang und nicht die gesamte E-Mail archivieren.

Aus den verschiedenen Anwendungsfällen heraus wurde das Outlook Add-In weiterentwickelt und stellt mittlerweile eine Funktion bereit, um Anhänge von E-Mails separat zu verarbeiten.

1_Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Es liegt damit in der Entscheidung des Anwenders, ob er die E-Mails im Ganzen oder die Anhänge separat archivieren möchte. Der eigentliche Ablageprozess bleibt bestehen. Nach einem Klick auf „Anhänge ablegen“ wird dem Anwender ein Dialog mit den in der E-Mail verfügbaren Anhängen angezeigt.

Auswahl der zu archivierenden Anhänge

Auswahl der zu archivierenden Anhänge

Dem Anwender werden der Dateiname und die Größe des Anhangs angezeigt und er kann durch An-/Abwählen der Einträge entscheiden, welche Anhänge archiviert werden sollen. Die Auswahl wird mit OK bestätigt, danach erfolgen die bereits bekannten Abfragen nach dem Ablageort und den dazugehörigen Attributen, um das Dokument in die gewünschte DMS-Anwendung zu übertragen.

Dateiformat

Ein zweites wichtiges Thema ist das Dateiformat, in welchem die E-Mails innerhalb der DMS-Anwendung archiviert werden. Eigentlich geht man davon aus, dass die E-Mail in ihrem Ursprungsformat (*.msg) archiviert werden sollte. Die Praxis und die Erfahrungen unserer Kunden zeigen aber, dass es in vielen Fällen praktischer ist die E-Mail als PDF-Dokument zu archivieren, wodurch es weniger umständlich ist, das Dokument weiterzubearbeiten oder zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Anzeige zu bringen, da man unabhängig von Microsoft Outlook ist. Dank einer Konvertierung besteht gleichzeitig die Möglichkeit, die E-Mails in das PDF/A-Format umzuwandeln, welches damit gleich die Anforderungen an ein Langzeitarchivierungsformat abdeckt.

Mit Hilfe einer generischen Lösung kann die Konvertierung der E-Mails in jede DMS-Anwendung verfügbar gemacht werden. Der Anwender hat die freie Wahl, in welcher Form er seine E-Mail in der Anwendung archivieren möchte. Dafür gibt es innerhalb der Attributmaske einen separaten Bereich, über welchen der gewünschte Archivierungsmodus ausgewählt werden kann.

Attributmaske mit Auswahl des Archivierungsmodus

Attributmaske mit Auswahl des Archivierungsmodus

Dem Anwender stehen drei verschiedene Archivierungsmodi zur Auswahl:

  • Keine Konvertierung des Dokuments: Die E-Mail wird in ihrem Ursprungsformat abgelegt, es findet keine Konvertierung statt.
  • Konvertierung der E-Mail inkl. Anhänge: Es werden sowohl die E-Mail, als auch die ggf. verfügbaren Anhänge separat konvertiert und zu einem PDF-Dokument zusammengefügt. Die Anhänge werden dabei nach dem E-Mail-Body im Dokument angefügt und das Dokument wird als ein Dokument in der DMS-Anwendung archiviert.
  • Konvertierung der E-Mail ohne Anhänge: Es wird nur die E-Mail selbst konvertiert und in der DMS-Anwendung archiviert. Die Anhänge werden bei diesem Modus nicht berücksichtigt und können ggf. separat über die Funktion „Anhänge ablegen“ des Outlook Add-Ins archiviert werden.

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