forcont-Archivliste im SAP

von Jörg von Wolffersdorff - 27. April 2015, 08:00

Kategorie: Elektronische Akten,SAP,Tipps & Tricks

Archivliste_01 [1]

 

Jeder, der im SAP mit archivierten Dokumenten in seinen Transaktionen arbeitet, kennt den generischen Objektdienst Anlageliste. Alle zu dem betreffenden Objekt hinterlegten archivierten Dokumente werden darin zur Anzeige gebracht. Vielfach besteht der Wunsch, zusätzliche Informationen zu einem archivierten Dokument zu hinterlegen, damit man das betreffende Dokument schnell zur Anzeige bringen kann. Diese Funktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn man viele Dokumente gezielt anzeigen möchte, welche mit der gleichen Dokumentart archiviert worden sind. Denn oft genug ist das Gesuchte gut versteckt. Mit der forcont-Archivliste ist die Suche jedoch spielend leicht. Die Archivliste ist ebenfalls ein generischer Objektdienst, welche über Einstellungen im Customizing die Möglichkeit bietet, zusätzliche Informationen schnell und unkompliziert zu erfassen.

Ablauf

Zuerst wird der generische Objektdienst aufgerufen. Im folgenden Beispiel wurden Dokumente zur Bestellung gefunden und die Notizfunktion ist aktiv.

Abbildung 1 [2]

Ein Doppelklick in eine Zeile der Spalten „Notiz“ oder „Notiztext“ öffnet eine Eingabemaske. Zum Öffnen des Archivdokuments genügt ein Doppelklick auf eine andere Spalte.

Abbildung 2 [3]

Mit Klick auf „Speichern“ wird die Notiz gesichert. Die SAP-Datenbanktabelle und der ALV-Grid zur Anzeige werden aktualisiert.

Abbildung 3 [4]

Die Funktionsweise des Services forcont-Archivliste lässt sich wie folgt zusammenfassen:

  1. Prüfen, ob die Anzeige für das Businessobjekt erlaubt ist (Customizing).
  2. Wenn Ja: Dokumentverknüpfungsinformationen zum Businessobjekt aus Standardverknüpfungstabellen beschaffen.
  3. Eventuell weitere Dokumentverknüpfungsinformationen holen, wenn ein Funktionsbaustein für erweiterte Datenbeschaffung hinterlegt ist (Customizing).
  4. Prüfen, ob die Notizfunktion für das Businessobjekt freigeschaltet ist.
  5. Wenn Ja: Notizen holen und Funktion freischalten (Customizing).
  6. Anzeige der Dokumentliste mit Dokumenten.

Die gewünschten Zusatzinformationen können beim Druck des Barcodedeckblattes erfasst werden, wenn der zusätzliche generische Objektdienst „Barcodedeckblatt drucken“ aktiviert ist. Wird der Barcode nach der Archivierung im SAP aufgelöst, steht sofort die Notiz in der forcont-Archivliste zur Verfügung.

Diese kleine Anwendung namens „forcont-Archivliste“ und „Barcodedeckblatt drucken“ erleichtern das Arbeiten mit Dokumenten im SAP. Damit finden die Anwender schnell das anzuzeigende Dokument und Zusatzinformationen können leicht im SAP hinterlegt werden.

Praxisbeispiele zur Dokumentverknüpfung finden Sie in meinem Beitrag forcont-Archivliste im SAP: Dokumentverknüpfung [5].


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[5] forcont-Archivliste im SAP: Dokumentverknüpfung: http://www.forcont.de/blog/8655/forcont-archivliste-im-sap-dokumentverknuepfungen

[6] Share on Xing: https://www.xing.com/spi/shares/new?url=https%3A%2F%2Fwww.forcont.de%2Fblog%2F7515%2Fforcont-archivliste-im-sap

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