Kategorie: Cloud Computing, ECM-Suite von forcont, Elektronische Akten
12. März 2015 //

Selbsttragende Archive – Daten und Dokumente schnell und einfach an Dritte übergeben

Selbsttragende Archive - Dokumente und Daten bequem exportieren

Zugegeben, manchmal bin ich schon etwas neidisch auf meine Kollegen, welche forcont factory Projekte stemmen, wenn sie mit wenigen Klicks die Snapshot-Funktionen in ihren Projekten aktivieren. Die Funktion „Snapshot erzeugen“ erstellt eine Kopie aller untergeordneten Ordner und Dokumente in Form einer statischen Webseite Ihrer forcont factory FX Anwendung. Diese können Sie auf Ihrer Festplatte speichern und offline, also auch ohne Zugang zur forcont factory FX, aufrufen. Diese Funktion wird gern genutzt, wenn z. B. Dokumente übersichtlich und in aktueller Version weiter gereicht werden sollen oder müssen. Konkrete Einsatzgebiete sind die Übergabe technischer Dokumentationen an Bauleiter oder Akten an externe Prüfer etc. Diese Liste ließe sich beliebig verlängern. Der Benutzer der factory Anwendung kann somit schnell strukturierte Daten und Dokumente Externen zu Verfügung stellen.

In SAP-Projekten stehen wir vor ähnlichen Anforderungen. Wenn beispielweise Objekte verkauft und die dazu gehörigen archivierten Dokumente übergeben werden sollen oder Dokumente, die an einem speziellen Kunden archiviert sind, einfach und unproblematisch an Rechtanwälte o.ä. überreicht werden sollen. Der SAP Anwender kann sich über die Anzeige der archivierten Dokumente und den nachfolgenden Download diese manuell für die Übergabe bereitstellen. Im Einzelfall reicht diese Funktion in der Regel aus. Wenn es viele Dokumente sind oder die Aktion öfter notwendig ist, dann ist es empfehlenswert, sich über sogenannte selbsttragende Archive Gedanken zu machen.

Hier kommen meine Kollegen mit SAP-Bezug und ich ins Spiel, welche kundenindividuelle Anwendungen erstellen und somit auch in diesem Fall eine unkomplizierte und schnelle Lösung bereitstellen. Zugegeben, der Aufwand ist etwas höher als bei meinen Kollegen mit den factory Projekten. Aber am Ende des Projektes lässt sich das Ergebnis vergleichen und der Kunde hat eine entsprechende Funktion im SAP-Kontext, welche hohen Nutzen stiftet. Die nachfolgende Abbildung zeigt einen Ausschnitt eines selbsttragenden Archivs, welches für die Übergabe von Dokumenten an einem Mietobjekt erstellt wurde.

Selbsttragendes Archiv

Es handelt sich um eine statische Webseite, welche über einen SAP-Report erzeugt wurde. Der Aufbau der Seite und der konkrete Inhalt wurden in einer Spezifikationsphase mit dem Kunden abgestimmt. Der SAP-Report für das obige selbsttragende Archiv hat folgenden Funktionen (siehe auch die folgenden Abbildungen):

  • Exportlauf anlegen
    • Ein Exportlauf ermittelt alle Dokumente für RE-FX Objekte, die Sie selektiert haben, und sichert die ermittelten Daten für den Exportlauf. Für jeden neuen Exportlauf wird eine eindeutige Nummer vergeben, das Datum sowie der ausführende User gespeichert. Mit Hilfe dieser eindeutigen Nummer können Sie die ermittelten Daten exportieren oder den Exportlauf auswerten.
  • Exportlauf ausführen
    • Sie können jeden erzeugten Exportlauf über die Funktion "Exportlauf ausführen" exportieren. Als Ergebnis wird das selbsttragende Archiv erzeugt.
  • Exportlauf auswerten
    • Sie haben die Möglichkeit jeden erzeugten Exportlauf auszuwerten.

Dokumentenexport

Dokumentenexport 2

Durch Starten der Aktion „Exportlauf ausführen“ wird das selbsttragende Archiv im Hintergrund erstellt. Danach kann es z. B. an Externe in Form einer Daten-CD übergeben werden, ohne einen Berg von Dokumenten ausdrucken zu müssen. Die Vorteile in Bezug auf die Kosten der Herstellung, der Zeit und der Ressourcen gegenüber einer Dokumentübergabe in Papierform liegen somit klar auf der Hand.


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