Kategorie: ECM-Suite von forcont, Tipps & Tricks
26. Januar 2015 //

Zusatzfelder – Kunden tunen ihre Software selbst

Bei der Anschaffung und Einführung eines Softwaresystems hat der Kunde in der Regel die Qual der Wahl zwischen einer Individuallösung - auf ihn zugeschnitten - oder einem standardisierten Lizenzprodukt / Cloud-Angebot.

Bei Letzterem ist es nur bedingt gebräuchlich, dass der Kunde eine Software entsprechend seines Unternehmens selbst anpassen kann. Hier klafft eine mehr oder weniger große Lücke zwischen der Individuallösung und dem Standardprodukt. Auch wenn ein Produkt gut durchdacht ist und alle nötigen Anforderungen erfüllt sind, würden die meisten Kunden die ein oder andere Kleinigkeit vermutlich dennoch gern feintunen. Unter Umständen hängt sogar die Einsatzfähigkeit und damit die Entscheidung für oder gegen das Produkt von wenigen Details ab, die sich der Kunde anpassen müsste. Bisherige Individualisierungsmöglichkeiten können hier mehr schlecht als recht Abhilfe schaffen.

Zusatzfelder sind hingegen eine ernstzunehmende Lösung, die beschriebene Lücke zu schließen. Der Kunde gestaltet dadurch teilweise seine Software selber, ohne die üblichen Möglichkeiten von Produktupdates oder -erweiterungen zu verlieren.

Ein Praxisbeispiel

An einem Beispiel lässt sich das einfach nachvollziehen. Bucht man ein Dokumentenmanagementsystem oder einen ähnlichen ECM-Dienst, so hat ein Dokument einige Standardeigenschaften, die verpflichtend oder optional zu jedem Dokument mit erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise ein Titel, der Mitarbeiter, der es erfasst hat, oder die Dokumentart.

Nun ist es nicht ungebräuchlich, dass man die Dokumentarten, die hier zur Auswahl stehen sollen, passend zum eigenen Unternehmen selbst festlegt. Nehmen wir also an, wir haben eine neue Dokumentart namens 'Facility Management' angelegt, die für alle Dokumente gelten soll, die mit Gebäuden oder Büroräumen unseres Unternehmens an allen Standorten zu tun haben, egal ob es sich um Mietverträge, Pläne o.ä. handelt.

DokumentErfassen_1
Möchte ich solche Dokumente nun genauer unterscheiden, so bleibt mir nicht viel mehr als das Freitextfeld für die Notiz o.ä.

Einen Schritt weiter: Zusatzfelder

Die Zusatzfelder (Custom Fields), die die neueste Version der forcont factory FX sowie die Business Lounge bieten, treiben das Thema Anpassung und Individualisierung einen entscheidenden Schritt weiter: passend zur eigenen Dokumentart für Facility Management bin ich in der Lage, für mein Unternehmen weitere Zusatzfelder einzurichten.

Das bedeutet, ich kann beispielsweise ein Zusatzfeld für Standorte einrichten, die das Unternehmen unterhält, und in einer entsprechenden Vorschlagsliste zur Auswahl stehen. Wird nun ein Dokument der Art Facility Management erfasst, wird zugleich ein weiteres Pflichtfeld mit der Standort-Auswahl eingeblendet, wie es im Bild zu sehen ist.

 

Dokument mit Zusatzfeld erfassen

 

Auf diese Weise lassen sich die Dokumente entsprechend der firmeneigenen Gegebenheiten viel genauer spezifizieren und pflegen, als dies in Dokumentenmanagementsystemen üblicherweise der Fall ist. Die Zusatzfelder werden nicht nur an den Dokumenten angezeigt, sondern sind zudem mithilfe der Suche recherchierbar. Außerdem lassen sich Zusatzfelder anlegen, die für alle Dokumente unabhängig von ihrer Art gelten sollen. So könnte man beispielsweise erfassen, wo das Original eines Dokumentes archiviert wurde.

 

Dokument erfassen - Ablageort des Originals

 

Individualisierung für mehr Ordnung

Auf diesem Weg lassen sich in der Business Lounge ebenso die Akten und Projekträume mit Zusatzfeldern konkreter spezifizieren. Man hat so die Möglichkeit, die gebuchte oder gekaufte Software noch sehr viel genauer als bisher möglich entsprechend der firmeneigenen Gepflogen- und Gegebenheiten anzupassen. So entsteht mehr Ordnung unter den erfassten Daten, der Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit beim Erfassen von Dokumenten u.ä. werden minimiert und Recherchen können zielgerichteter durchgeführt werden.

Trotz alledem bleiben die Vorteile des Produktes als solches erhalten. Als Software-as-a-Service-Kunde wie auch als Käufer einer Lizenz profitiere ich zukünftig von Updates auf neuere Produktversionen, Zusatzmodulen etc. –  unabhängig davon, ob ich die Zusatzfelder einsetze oder nicht.


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