Kategorie: forpeople, Personalakte & HR
3. September 2014 //

7 Schritte zur elektronischen Personalakte (Teil 2)

Titelbild-Teil2_7Schritte-zur-elektr-Akte

Willkommen zum zweiten Teil des Beitrags zum Thema "Einführung einer elektronischen Personalakte" oder besser gesagt: "7 Schritte zur elektronischen Personalakte". Nachdem wir in Teil 1 nach Lösungen recherchiert, uns für eine Lösung entschieden und die Diskussion über die zukünftige Aktenstruktur beendet haben, folgen nun die Themen Zugriffsrechte und Rollenverteilung.

Schritt 4: Sicherheit geht vor!

Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen darf nicht jeder alle Akten sehen, also muss geklärt werden, wer welche Akten sehen bzw. bearbeiten darf.

Die Personalabteilung besitzt natürlich Leserechte, aber müssen auch alle HR-Mitarbeiter Schreibrechte haben? Genauso müssen Sie abwägen zwischen dem, was sich die Geschäftsführung für Rechte wünscht und welche aus rechtlicher Sicht sinnvoll sind. Fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten!

Laut § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat auch der Mitarbeiter selbst das Recht Einblick in seine eigene Personalakte zu nehmen.

Denken Sie auch über die Zugriffsmöglichkeiten von Dritten, wie zum Beispiel von Juristen und Betriebsräten nach.

Vergessen Sie bei der Berechtigungsverteilung nie, dass Mitarbeiterdaten und -dokumente sensible Güter sind, die es zu schützen verlangt! Aus diesem Grund gilt es noch zu klären, wie Zugriffe auf Akten und Dokumenten protokolliert werden und wer das Rollenkonzept verwaltet.

Schritt 5: Die Schnittstelle zum Erfolg!

Konnten Sie sich über die Rechtevergabe einigen, haben Sie einen wichtigen Schritt Richtung elektronische Personalakte erfolgreich hinter sich gebracht. Glückwunsch!

Weiter geht es mit der Klärung der technischen Punkte. In diesem Schritt geht es hauptsächlich darum, Geschäftsprozesse und Transaktionen zwischen den Systemen zu definieren. Verschaffen Sie sich Klarheit über Schnittstellen und Workflows zu den anderen Businessanwendungen im Unternehmen, die nötig sind.

Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

  • Soll eine automatisierte Übernahme von Dokumenten aus Office-Anwendungen und E-Mail-Clients möglich sein?
  • Sollen Daten aus anderen Anwendungen, wie der Lohnbuchhaltung, eingebunden werden? Und wenn ja, ad-hoc oder in einem Batchverfahren mit festen Intervallen?
  • Wie lassen sich externe Daten von Partnern oder Bewerbern integrieren?
  • Wie soll die Trennung von Datenbank (Anwendungsdaten) und Archiv gewährleistet werden?

Schritt 6: Aus analog wird digital!

Wurden alle Punkte bezüglich der Schnittstellen geklärt, muss sich nun um die Digitalisierung der Akten gekümmert werden. Dazu müssen Sie abschätzen, ob es sich lohnt, die Akten im Unternehmen zu digitalisieren oder sie einem professionellen Dienstleister zu überlassen.

In den meisten Fällen besitzt die HR-Abteilung weder genügend personelle Ressourcen, noch die geeignete Hard- und Software für eine derartige Aufgabe. Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann die Arbeit aber nicht einfach an die Postabteilung übergeben werden. Aus diesem Grund bietet sich die Überlassung der Papierakten an einen externen Dienstleister an.

Der Dienstleiter sollte folgende Qualifikationen mitbringen:

  • Hervorragendes Qualitätsmanagement
  • Durchgängige Prozessdokumentation
  • Durchgängige Beachtung von Datenschutzbestimmungen (z. B. beim Transport, Lagerung)
  • Sehr gute Referenzen

Kleiner Tipp: Falls Sie auch eine Lösung für Ihre Altakten benötigen, fragen Sie Ihren Digitalisierungs-Dienstleister.

Schritt 7: Nach der Pflicht folgt die Kür!

Mit der Digitalisierung der Papierakten steht der Produktivsetzung der elektronischen Personalakte nichts mehr im Weg.

Ihre letzte Aufgabe, bevor Sie die Vorteile einer elektronischen Aktenlösung nutzen können, ist es, die Mitarbeiter des HR-Bereichs im Umgang mit der neuen Lösung vertraut zu machen. Da sich die Softwarelösung durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienoberfläche auszeichnen sollte, ist dabei nur mit minimalem Aufwand zu rechnen.

Haben Sie auch diesen Schritt erfolgreich beendet, kann ich nur „frohes Schaffen“ wünschen.


1 Kommentar für "7 Schritte zur elektronischen Personalakte (Teil 2)":

[…] Hier gelangen Sie direkt zum Teil 2 des Beitrages. […]

Schreibe einen Kommentar

Follow Us

Autoren

ARCHIV