Kategorie: forpeople, Personalakte & HR
18. August 2014 //

7 Schritte zur elektronischen Personalakte (Teil 1)

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Ihr Unternehmen denkt über die Einführung einer elektronischen Personalakte nach, hat aber Bedenken wegen des Aufwandes?
In diesem und folgendem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte für die Einführung nötig sind. So können Sie besser planen und Aufwände minimieren.

Vorab eine kleine Gliederung der einzelnen Schritte:

Im diesem Teil geht es um …

  • Schritt 1: Die Qual der Wahl!
  • Schritt 2: Wir entscheiden zusammen!
  • Schritt 3: Sparsamkeit schafft Nutzen!

Im nächsten Teil geht es weiter mit …

  • Schritt 4: Sicherheit geht vor!
  • Schritt 5: Die Schnittstelle zum Erfolg!
  • Schritt 6: Aus analog wird digital!
  • Schritt 7: Nach der Pflicht folgt die Kür!

Schritt 1: Die Qual der Wahl!

Es existiert eine große Auswahl an Softwarelösungen für eine elektronische Personalakte. Dabei werden einige als fertiges Produkt angeboten und andere als individuelle Lösung, die genau auf Ihr Unternehmen abgestimmt wird. Diese Lösungen gibt es sowohl On-Premise (also als lizenzierte Software für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum) als auch als Software-as-a-Service in der Cloud. Was passt besser zu Ihnen?

Klären Sie zu Beginn:

  • Welche Anforderungen werden an das Produkt gestellt? (benutzerfreundliche Bedienung, schnelle Produktivsetzung, umfangreiche Funktionen usw.)
  • Unter welchen Rahmenbedingungen (Finanzen, Zeitplan, IT usw.) soll die Lösung eingeführt werden?
  • Welche laufenden Kosten und welcher Wartungsaufwand sind akzeptabel?

Beantworten Sie die Fragen bereichsübergreifend. Gehen Sie in die Abteilungen, die später etwas mit der Personalakte zu tun haben (HR, IT, Geschäftsführung) und fragen dort nach. So können Sie eine umfangreichere Auflistung der Wünsche und Gegebenheiten erstellen.

Recherchieren Sie als nächstes nach Produkten und Lösungen und vergleichen Sie die angebotenen Leistungen mit Ihren Anforderungen. Berücksichtigen Sie dabei auch, wie viel Erfahrung der Lösungsanbieter im Bereich Dokumentenmanagement hat. Privat kaufen Sie schließlich auch das Brot beim Bäcker und nicht beim Fleischer, auch wenn beide Lebensmittel herstellen.

Schritt 2: Wir entscheiden zusammen!

Haben es 2-3 Personalakten in die engere Wahl geschafft, folgt die Zusammenstellung des Projektteams. Dieses setzt sich idealerweise aus Vertretern der einzelnen Bereiche, die später mit der elektronischen Personalakte arbeiten müssen / können / sollen zusammen. Dazu gehören neben HR-Mitarbeitern auch Mitarbeiter aus dem IT-Bereich, dem Management und der Geschäftsführung.

Nehmen Sie gemeinsam an angebotenen Webinaren und Tutorials teil oder organisieren Sie eine Präsentation des Produktes. So erhalten Sie einen Einblick in die Bedienung des Programms und können erste Aussagen über Benutzerfreundlichkeit und Eignung für Ihr Unternehmen treffen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Lösung auch den Service des Unternehmens. Sie werden / möchten schließlich lange mit ihm zusammenarbeiten.

Ist ein Favorit gekürt, nehmen Sie die Verhandlungen auf. Involvieren Sie den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat in die Gespräche. So können Datenschutz- und personalrechtliche Probleme frühzeitig geklärt werden und stellen im späteren Verlauf des Projektes keine Hürden mehr dar.

Gute Softwarelösungen bzw. Lösungsanbieter berücksichtigen in ihrem Konzept rechtliche Bestimmungen bereits bei der Entwicklung. Wenden Sie sich bei Unklarheiten und Fragen vertrauensvoll an den Anbieter.

Schritt 3: Sparsamkeit schafft Nutzen!

Haben Sie die Verhandlungen aufgenommen, beginnt nun die Diskussion über die spätere Aktenstruktur der elektronischen Personalakte. Übernehmen Sie nicht einfach die Struktur der Papierakte, sondern beraten sie sich, welche Informationen wirklich in die neue Akte müssen. Denken Sie daran, dass:

  • Jedes Stück Papier, das digitalisiert werden muss, Geld und Zeit kostet.
  • Eine schlanke Akte das spätere Arbeiten mit der Akte vereinfacht und beschleunigt.
  • Die rechtliche Sicherheit bewahrt werden muss.

Eine Alternative zur chronologischen Sortierung der Dokumente ist die Verwendung von Dokumentarten und Dokumentunterarten. 50 bis 100 Dokumentunterarten sind "gesund" und für die Mitarbeiter gut anzuwenden.

Mögliche Dokumentenarten können sein:

Dokumentarten

Im Idealfall kann der Auftraggeber jederzeit die Dokumentarten und -unterarten selbst anpassen, um unkompliziert auf Neuerungen reagieren zu können.

Hier gelangen Sie direkt zum Teil 2 des Beitrages.


2 Kommentare für "7 Schritte zur elektronischen Personalakte (Teil 1)":

[…] Aufgrund des großen Interesses wollen wir Ihnen die Gelegenheit geben, die Anleitung hier noch einmal […]

[…] Personalakte" oder besser gesagt: "7 Schritte zur elektronischen Personalakte". Nachdem wir in Teil 1 nach Lösungen recherchiert, uns für eine Lösung entschieden und die Diskussion […]

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