Kategorie: forpeople, Personalakte & HR
3. März 2014 //

Die Personalakte – ihr geheimnisvoller Inhalt

Die Personalakte - ihr geheimnisvoller Inhalt (Foto © WavebreakmediaMicro, ID 38212346, fotolia.com)Der Inhalt von Personalakten ist meistens nur dem Personalverantwortlichen und der Geschäftsführung bekannt, obwohl jeder Mitarbeiter laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG § 83 Abs. 1) das Recht hat, Einsicht in seine eigene Akte zu erhalten. Doch was erwartet uns beim Blick in die Akte? Welche Informationen dürfen darin enthalten sein?

Zuerst möchte ich festhalten, dass die Führung einer Personalakte keine Pflicht ist (lediglich für Beamte laut BBG § 106). Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob er eine Akte über den Mitarbeiter führt oder nicht. Generell ist es aber ratsam, da der Mensch vergesslich ist und Papier bzw. Speichermedien nicht. Oder können Sie sich an alle Weiterbildungsmaßnahmen Ihrer Kollegen erinnern? Das bringt uns zum eigentlichen Thema – dem Inhalt der Akte.

Da Personalakten nicht geführt werden müssen, gibt es auch keine genauen gesetzlichen Vorgaben, was darin stehen muss. Sinnvollerweise werden in der Akte der Arbeitsvertrag, die Stammdaten, Informationen zur Sozialversicherung, Zeugnisse, Beurteilungen usw. gespeichert. Also alles, was mit dem Arbeitsverhältnis in Beziehung steht. Folglich haben alle Dokumente und Informationen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, auch nichts in der Akte zu suchen. Dieser Punkt ist gesetzlich vorgeschrieben.

Unberechtigte, falsche oder entwürdigende Dokumente dürfen ebenfalls nicht aufbewahrt werden bzw. müssen berichtigt werden (BDSG §35 Abs. 1). Das schließt zum Beispiel unrichtige Abmahnungen, also Abmahnungen, die aus Mitarbeitersicht unberechtigt sind, ein. Der Arbeitnehmer hat das Recht, das Entfernen eines solchen Dokumentes zu verlangen, sollte es sich in der Akte befinden (Ausnahme BDSG §35 Abs. 6).

Informationen über den Gesundheitszustand des Mitarbeiters dürfen nur in speziellen Fällen (Bundesarbeitsgericht Az.: 9 AZR 271/06 Urteil vom 12.09.2006) in die Akte aufgenommen werden. Trifft dies nicht zu, darf die Akte keine Gesundheitsdaten beinhalten. Eine Liste der Kranken- und Urlaubstage ist gestattet.

Fassen wir zusammen: Unter Berücksichtigung der Gesetze ist die Speicherung von Mitarbeiterdaten erlaubt, die mit dem Arbeitsverhältnis zu tun haben und der Wahrheit entsprechen. Über Gesundheitsinformationen wird darüber hinaus von Fall zu Fall entschieden.

Der Clou bei einer elektronischen Akten-Lösung: Hier hat man nicht nur eine automatische Termin- und Fristenkontrolle, auch die schnellere Auffindbarkeit einer gewünschten Akte durch Volltextsuche hilft im täglichen Umgang mit Personalakten. Zudem sorgt ein Berechtigungskonzept dafür, dass sensible Daten nur berechtigten Personen zugänglich sind.

Weiterführende Links:
Einsicht in die Personalakten im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
Personalakten für Beamte im Bundesbeamtengesetz (BBG)
Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Personalakte - Aufbewahrung von Gesundheitsdaten


2 Kommentare für "Die Personalakte – ihr geheimnisvoller Inhalt":

[…] Mehr zu den Inhalten einer Personalakte finden Sie im Blogbeitrag Die Personalakte – ihr geheimnisvoller Inhalt […]

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