Kategorie: ECM-Suite von forcont, Tipps & Tricks
9. Dezember 2013 //

Modernes Rohrpostsystem für E-Mails

E-Mail-Queue für die ECM-Plattform forcont factory FX (© Laurent Hamels, ID 1238285, fotolia.com)Heute möchte ich ein überaus nützliches Modul unserer ECM-Entwicklungsplattform forcont factory FX vorstellen:
Die E-Mail-Queue.

Mit der E-Mail-Queue können Sie den E-Mail-Versand standardisieren und Fehler protokollieren. Sie behalten damit nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität der versandten E-Mails im Auge.

E-Mails nach wie vor gefragt?
Obwohl einige Leute E-Mails manchmal am liebsten abschaffen würden, ist die E-Mail noch lange nicht tot. Dies merken wir immer wieder daran, dass Funktionen auf E-Mail-Basis nachgefragt werden, wie zum Beispiel:

  • Benachrichtigungs- und Erinnerungsschreiben
  • Zustellung von Zugangsdaten
  • Versand von Dokumenten
  • Versand von permanenten Links zum gezielten Einstieg in eine Anwendung

Wozu eine E-Mail-Queue?
Nun ist der programmatische Versand einer E-Mail im technischen Sinne keine Herausforderung und durch jeden Entwickler leicht umsetzbar. Das führt oft dazu, dass wunderbar Wildwuchs entstehen kann. Jeder Projektmitarbeiter setzt den Versand der E-Mails für seine Kunden ein wenig anders um und so entsteht für (fast) jede neue elektronische Aktenlösung ein neues System. Manchmal nicht ganz zu Ende gedacht und schwer zu warten.
Aus diesem Grund haben wir uns in der Entwicklung diesem Thema angenommen und eine generische E-Mail-Queue geschaffen.

Wie funktioniert die E-Mail-Queue?
Mithilfe der E-Mail-Queue wird ein Containerobjekt erstellt, welches im einfachsten Fall die fertige E-Mail oder vorerst nur die Daten und eine Vorlage enthält. Dieser Container wird dann in die Send-Queue eingestellt. Vorteil dabei: Es können diverse Einstellungen mitgegeben werden, wie zum Beispiel:

  • frühester Versandtermin
  • Verfallsdatum
  • Anzahl der Sendeversuche
  • Protokollierung
  • usw.

Ist der Versandzeitpunkt erreicht, wird die E-Mail gemäß ihrer Parameter sofort verschickt bzw. vorher aus den zur Laufzeit aktuellen Daten und Vorlagen generiert. Bei erfolgreichem Versand wird der Container je nach Einstellung entweder gelöscht oder in eine History-Queue übertragen. In der History-Queue kann über einen gewissen Zeitraum nachvollzogen werden, wann und an wen das System E-Mails versendet hat.

Was passiert bei fehlerhaftem E-Mail-Versand?
Konnte die E-Mail nicht versendet werden, wird der Fehler protokolliert und der Container verbleibt in der Send-Queue. Erst nach einer zuvor festgelegten Anzahl an Fehlversuchen wird der Container aus der Send-Queue entfernt. Außerdem wird durch die Historie auch das erneute Versenden einer E-Mail durch den Administrator ermöglicht.

Da die forcont factory FX eine mandantenfähige Software ist, kann eingestellt werden, für welche Anwendung und welchen Mandanten die Queue aktiviert ist und welcher SMTP-Server dafür verwendet werden soll. Das komplette Monitoring der Queues erfolgt über den Administration-Client der forcont factory FX. Dabei können auch fehlerhaft eingestellte E-Mails berichtigt und zum Versand angemeldet werden.

Durch die E-Mail-Queue wird nicht nur der E-Mail-Versand standardisiert, sondern auch ein einheitliches und umfangreiches Monitoring gewährleistet.


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