Kategorie: Best Practice
18. November 2013 //

Reisekostenabrechnungen in SAP abwickeln

Reisekostenabrechnung im SAP (©Paulus Nugroho R - Fotolia)
Einblick in ein SAP-Projekt
Jeder, der eine Dienstreise hinter sich hat, weiß, wie viel Papier sich in Form von Belegen ansammelt. Hotelrechnungen, Flugtickets, Parkquittungen oder Taxirechnungen sollen hier nur exemplarisch genannt werden. Nach der Rückkehr müssen all diese Belege samt des Reiseberichts für die Rückerstattung an die Buchhaltung übermittelt werden. Dass dabei kein Beleg verloren geht, die Abrechnung zügig beendet und alle Daten, Dokumente und Belege nachvollziehbar archiviert werden, zeigt eines meiner letzten SAP-Projekte.

Doch beginne ich zunächst von vorn. Wie lief die Reisekostenabrechnung vor Projektbeginn ab und welche Ziele sollten erreicht werden?

Reisekostenabrechnung zu Projektbeginn:

  • Erfassung der Belege in SAP-HR
    Die in Papierform eingereichten Reiseberichte und Belege wurden von der Buchhaltung im SAP-HR erfasst. Dabei wurden lediglich die Daten erfasst. Belege wurden nicht digitalisiert.
  • Freigabe und Prüfung
    Danach musste der Reisebericht samt Belegen von weiteren Stellen im Unternehmen freigegeben und abschließend geprüft werden.
  • Verbuchung der Reise in SAP-Klassik
    Nach der Freigabe und Prüfung wurde die Reisekostenabrechnung im SAP-HR abgerechnet und über eine Batch-Input-Mappe zur Finanzbuchhaltung übergeleitet.
  • Archivierung
    Abschließend wurden die Belege chronologisch in einem herkömmlichen Papierarchiv archiviert.

*Anmerkung: SAP-HR und SAP-Klassik sind zwei getrennte Maschinen.

Projektziel: Digitale Belege für die ortsunabhängige Bearbeitung
Wunsch des Auftraggebers war es nun, die Belege digital mit der erfassten Abrechnung und dem entstandenen Buchhaltungsbeleg in SAP zu archivieren und zu verknüpfen. Zudem sollten zukünftig auch Niederlassungen in ganz Europa die Reisekostenabrechnung durchführen können, ohne dass die vorliegenden Papierbelege den Unternehmensstandort Deutschland verlassen müssen.

Die Lösung: Ein Abrechnungsformular mit Barcode in SAP-HR
Zuerst bekam der SAP Reisekostenmanager (SAP-HR) ein neues Erfassungsformular samt Barcode aus Reisenummer und Personalnummer. Die Buchhaltung füllt dieses Formular aus, druckt es und heftet die einzelnen Belege an, um diese an die entsprechenden Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weiterzuleiten. Wurde die Abrechnung geprüft und freigegeben, wird das Formular samt Belegen und Unterschriften von der zentralen Scanstelle im Stapel gescannt. Und hier kommt der Barcode zum Einsatz, denn anhand des Barcodes werden die eingescannten Belege mit der Abrechnung im SAP-HR verknüpft und archiviert. Im Anschluss wird die Dienstreise abgerechnet und in das SAP-Klassik-System mithilfe der Batch-Import-Mappe zur Buchung überführt. In einem nachgelagerten Job werden an dem entstanden Buchhaltungsbeleg die archivierten Dokumente verknüpft.

Der daraus resultierende Nutzen liegt auf der Hand:

  • Vereinfachte Papierablage
  • Effizientes Wiederauffinden der digitalen Belege
  • Simultaner Zugriff auf Dokumente aus verschiedenen Bereichen und aus verschiedenen SAP-Systemen (Dokument an der Reise / Dokument am Buchhaltungsbeleg)
  • Einbeziehung ausländischer Bearbeiter, ohne Versand der Papierbelege

Ausblick
Das Projekt ist hier noch nicht abgeschlossen. Derzeitig laufen Besprechungen, wie der Prozess weiter vereinfacht und papierärmer gestaltet werden kann. Zu nennen wäre hier z. B.

  • Eingabe der Reisedaten in ein Portal (Self-Service), damit ausgedruckte Reiseabrechnungen nicht mehr nötig sind
  • Genehmigungsverfahren einer Dienstreise mittels forcont factory
  • Elektronische Prüfung der Abrechnungsbelege

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