Kategorie: Best Practice, ECM-Suite von forcont, Elektronische Akten
16. September 2013 //

E-Mails aus Outlook im DMS ablegen

E-Mails aus Outlook direkt im DMS ablegen

In der Unternehmenskommunikation spielen E-Mails eine große Rolle. Ob in Projektteams, für den Kundenservice oder aus rechtlichen Gründen - E-Mails enthalten wertvolle Informationen und müssen vom entsprechenden Mitarbeiter schnell auffindbar sein. Um dies zu gewährleisten, müssen E-Mails ebenso komfortabel abgelegt werden können.
Ich möchte eine clientbasierte Lösung zur Archivierung von E-Mails vorstellen, die sowohl schnell als auch benutzerfreundlich funktioniert und mit großen Mengen von E-Mails leicht zurechtkommt.

Herkömmlicher Upload oft zu umständlich
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) leben von Dokumenten. Umso wichtiger ist ein unkomplizierter Weg, Dokumente darin abzulegen. Der klassische Weg mittels Upload glänzt zwar durch seine Flexibilität, ist jedoch für Massenoperationen ungeeignet, da je Dokument folgende Schritte auszuführen sind:

  • Abspeichern eines Dokuments
  • Öffnen des DMS
  • Auswahl des Ablageorts
  • Hochladen des Dokuments
  • Attributieren / Verschlagworten

Für die schnelle Ablage von E-Mails ist dieser Weg zu umständlich. Stattdessen wurde die erforderliche Nutzerinteraktion auf einen wesentlichen Punkt beschränkt:

  • Auswahl des Ablageorts

Alles andere passiert automatisch.

E-Mails direkt ablegen - Wie funktioniert das?
Auf den Client-Arbeitsplätzen ist ein Add-In für Microsoft Outlook installiert, das direkt mit dem DMS-Server (forcont factory FX)  kommuniziert. Für den Anwender stellt sich das in Form eines zusätzlichen Menüeintrags "factory FX" dar. Zum Archivieren der E-Mail gibt es dort die Schaltfläche "E-Mail ablegen".

 Zum Archivieren der E-Mail steht im Menü "factory FX" die Schaltfläche "E-Mail ablegen" zur Verfügung.

Nach Klick auf  "E-Mail ablegen" öffnet sich eine Maske zur Auswahl des Ablageorts. Anschließend erfolgt die Ablage im DMS.

Nach Klick auf  "E-Mail ablegen" öffnet sich eine Maske zur Auswahl des Ablageorts.

Die E-Mail-Attribute, wie Absender, Betreff, Datum, Empfänger etc., werden dabei automatisch ausgelesen. Und das funktioniert auch für mehrere markierte E-Mails.

Wie wird das Add-In installiert?
Viele Kunden haben automatische Software-Verteilungssysteme. Geliefert wird ein komplettes Paket, in dem das Add-In sowie die Konfiguration für das Ablageszenario enthalten sind. Letztlich sind zur Installation nur zwei Batch-Scripts auszuführen. Unterstützt werden alle gängigen Microsoft Windows- und Microsoft Office-Versionen. Optional sind in diesem Paket übrigens auch Add-Ins für Microsoft Word und Excel enthalten sowie ein "Droplet", welches die schnelle Ablage beliebiger Dateien ermöglicht. Das ist dann für weitere Ablageszenarien interessant.

Andere DMS-Anbieter ermöglichen eine Desktop-Integration mittels Einbindung eines Netzlaufwerks. Dies hat zwar den Vorteil, dass keine Client-Software verteilt werden muss. Der Nachteil besteht aber darin, dass die Attribute nicht automatisch ausgelesen werden.

Was passiert mit den E-Mails?
In dem hier vorgestellten Szenario geht es um die Ablage von E-Mails entweder in persönlichen Ordnern oder in Sammelordnern. Daher wurde mit der forcont factory FX 3.0 Basics eine schlanke DMS-Anwendung erstellt. E-Mails werden in einem OpenText-Archiv unveränderlich langzeitarchiviert, in einer Oracle-Datenbank werden die zugehörigen Attributdaten gespeichert.

Eine Recherche über die Dokumente ist im forcont factory Web Client möglich. Neben der Möglichkeit, die persönlichen Ordner und Sammelordner einzeln zu durchblättern, gibt es eine Volltext-Suchfunktion auf Basis von Apache SOLR.

Damit lässt sich nicht nur nach den Attributen Absender, Betreff, Datum etc. suchen, sondern auch nach Inhalten in der E-Mail. In der Trefferliste wird gezeigt, an welcher Stelle der Suchbegriff gefunden wurde.

Einfache Suche nach E-Mails innerhalb des DMS (hier: forcont factory FX).
Mit einem Doppelklick auf die E-Mail (in den Suchergebnissen) wird diese in Outlook geöffnet.

Wie bekomme ich diese Lösung?
Die Lösung zur E-Mail-Archivierung und -Recherche ist dank der Flexibilität der forcont factory FX 3.0 selbst in komplexe Firmen-Infrastrukturen leicht zu integrieren.

Welche anderen Ablageszenarien gibt es noch?
Das oben skizzierte Ablageszenario beinhaltet nur eine von zahlreichen Möglichkeiten, sein DMS mit Dokumenten zu füttern. Neben der Ablage mittels Microsoft Office Add-In wären für den Umgang mit E-Mails folgende Varianten denkbar:

Import über POP3 / IMAP
Der Anwender kopiert/verschiebt E-Mails in ein Outlook-Postfach. Dieses wird regelmäßig vom forcont factory-Server ausgelesen und anschließend aufgeräumt.

Import vom Netzlaufwerk / Dateisystem
E-Mails werden in ein Übergabeverzeichnis abgelegt. Dieses wird vom forcont factory-Server zyklisch ausgelesen.

 


1 Kommentar für "E-Mails aus Outlook im DMS ablegen":

[…] vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der […]

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