Kategorie: Elektronische Akten, Personalmanagement
1. Dezember 2020 // Steffen Paasch

Employee Self Service: Ein Blick hinter die Kulissen

forpeople | Der Personalmanager: Employee Self Service App

Erst kürzlich veröffentlichten wir die neue App für unser forpeople Modul Employee Self Service. Mit der neuen Version dieser Anwendung beschreiten wir in der Entwicklung unserer Software einen neuen Weg. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick hinter die Kulissen und stellen Ihnen die App aus der Perspektive der UX-Designer Christin und Steffen vor.

User Experience Teil 1: Analyse und Konzeption

Bei der Entwicklung unserer Anwendungen steht der Mensch im Mittelpunkt. Deshalb begannen wir unseren Entwicklungsprozess für den Self Service damit, die potenziellen Benutzer und ihre Bedürfnisse zu analysieren. Für uns war es wichtig, diese Bedürfnisse in Einklang mit den Anforderungen zu bringen, die Unternehmen an eine Self Service Anwendung stellen.

An erster Stelle stand für unser Entwicklerteam, dass sowohl die Unternehmen als auch die Nutzer der Anwendung einen Mehrwehrt mit dieser App erfahren sollen. Dabei lag es uns am Herzen, dass der Self Service möglichst nah an den Nutzerbedürfnissen ausgerichtet und die Anwendung leicht verständlich, gut bedienbar und so intuitiv wie möglich ist.

Die Analyse der potentiellen Benutzer ergab ein sehr differenziertes Bild. Die Anwender unterscheiden sich in ihren Vorkenntnissen, Gewohnheiten und der Art und Weise, wie sie Apps und Web-Anwendungen verwenden. Zwei Szenarien verdeutlichen dies: Eine Mitarbeiterin lädt sich abends in Ruhe am PC ihre aktuelle Gehaltsabrechnung herunter und legt diese ab; ein anderer Mitarbeiter überprüft dagegen von unterwegs, ob ihm seine Abrechnung bereits zugestellt wurde.

Unsere Analyse wies uns den Weg zu einer Reihe technischer Anforderungen, auf deren Basis wir die Technologie wählten und den Employee Self Service umsetzten.

User Experience Teil 2: Technische Umsetzung

Auf Basis unserer Erkenntnisse entschieden wir uns für die Umsetzung als Progressive Web App, kurz auch PWA genannt. Eine PWA ist eine responsive Web-Anwendung, die in modernen Browsern Plattform- und Betriebssystem-übergreifend nutzbar ist. Für unsere Nutzer hat das den Vorteil, dass sie via Smartphone, Tablet oder Notebook gleichermaßen auf dieselbe Anwendung zugreifen können. Diese basiert auf den Frontend-Webtechnologien HTML, CSS und JS und ist durch die Nutzung moderner Web-Apis erweiterbar. Im Ergebnis entspricht das Nutzerempfinden einer Progressiven Web App dem einer nativen App.

Der Employee Self Service ist immer "griffbereit" auf dem Smartphone, denn Nutzer können ihn wie andere Apps installieren – allerdings ohne Umweg über einen der bekannten Stores, sondern direkt über eine URL aus dem Browser. Damit ist nicht nur die Distribution der App über unsere forcont cloud möglich; auch Updates oder Hotfixes lassen sich, frei von zusätzlichen Abhängigkeiten, einfach umsetzen.

Gleichzeitig eröffnet uns die Anwendung die Möglichkeit, für jede Geräteklasse ein optimiertes User Interface auszuliefern. So holen wir unsere Nutzer bei ihren Gewohnheiten und erlernten Mustern ab und ermöglichen zudem einen flüssigen Wechsel zwischen unterschiedlichen Geräten je nach Nutzungsszenario.

Ob unsere neue Anwendung für unsere Nutzerinnen und Nutzer in der Weise funktioniert, in der wir sie konzipiert hatten, ermittelten wir während und nach der Entwicklung mit Hilfe von Usability Tests. Test-Interviews, in denen wir die Usability kontinuierlich überprüfen, und freies Testen der Funktionen ermöglichen es uns, frühzeitig Probleme während der Nutzung zu identifizieren und zu beheben. Dabei unterstützt uns die gesamte forcont Belegschaft mit viel Leidenschaft und Enthusiasmus.

User Experience Teil 3: Kundenspezifische Benutzeroberfläche auf Wunsch

Eine Besonderheit unserer Employee Self Service App besteht darin, dass wir sie durch ein eigenes Theme an das Corporate Design unserer Kunden optimal anpassen können. Durch die Anpassung der Primärfarbe, einer Sekundärfarbe und dem Kundenlogo können wir für unsere Kunden, eine individuelle Benutzeroberfläche bei gleichbleibend guter Usability erstellen.

Ein kundenspezifisches Theme spiegelt nicht nur die Identität eines Unternehmens wider, sondern ist ein weiterer Pluspunkt für eine gute Usability. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sehen auf den ersten Blick, worum es geht.

Bei all den Entwicklungen und Neuerungen im Frontend möchten wir aber etwas Essenzielles nicht vergessen: Im Hintergrund arbeitet verlässlich unsere forcont factory und stellt zügig alle von der App angeforderten Daten zur Verfügung.

Wir sind stolz auf unsere neues forpeople Modul, welches den Alltag von Unternehmen und ihren Mitarbeitern vereinfacht. Wir sind schon jetzt auf Ihr Feedback gespannt.

Download: Datenblatt Self Service (PDF).


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Autoren

  • Sales Managerin, forcont
  • Senior Consultant Professional Services, forcont
  • Consultant Professional Services, forcont
  • Doktorand, Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance, Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
  • Sales Managerin, forcont
  • Matthias Weber, Experte für Unternehmenssoftware und Geschäftsführer der mwbsc GmbH
  • Video Produzentin, forcont