Papier, Platz und Nerven sparen mit unserer digitalen Personalakte

von Hoschin Ibrahim - 20. August 2020, 11:57

Kategorie: Best Practice,Personalmanagement

Unternehmenssitz thyssenkrupp Presta Schönebeck [1]

Seit bei thyssenkrupp Presta Schönebeck, einer der weltweit erfolgreichsten Hersteller von Lenksystemen und Technologieführer auf dem Gebiet der Massivumformung, die Personalaktenlösung forpeople zum Einsatz kommt, trumpft das Unternehmen auf: mit konsistenten, digitalen Personalakten, optimierten HR-Prozessen und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Ich war für das Einführungsprojekt verantwortlich und gebe hier einen Rückblick.

Was war für unseren Kunden thyssenkrupp Presta ausschlaggebend, seine HR-Prozesse zu digitalisieren?

Eine Besonderheit bei diesem Projekt war, dass thyssenkrupp Presta forpeople bereits an seinem Hauptsitz in Eschen, Liechtenstein, einsetzt. Dort konnte man die HR-Prozesse bereits erfolgreich digitalisieren und verschlanken. So kam die Idee auf, auch am Standort Schönebeck digitale Mitarbeiterakten zu führen. Hinzu kam, dass 2012 zwei Vorgängergesellschaften zur thyssenkrupp Presta Schönebeck verschmolzen waren. Es lagen also sämtliche Personalakten von rund 850 Mitarbeitern in zwei unterschiedlichen Ordnungssystemen vor, und das an verschiedenen Orten. Das machte es für die HR-Verantwortlichen nicht gerade einfach: Um ein bestimmtes Dokument zu finden, mussten sie Tabellen durchforsten und dann das entsprechende Archiv aufsuchen. Dort ging die Suche weiter und konnte schonmal einen halben Arbeitstag in Anspruch nehmen. Mit forpeople dauert die Suche nur noch wenige Sekunden. Und auch im Homeoffice während der Corona-Krise hat sich die Stärke digitaler HR-Prozesse eindeutig gezeigt. Die Mitarbeiter können ortsunabhängig auf alle relevanten Dokumente zugreifen. So spart die digitale Personalakte Zeit, Papier, Platz und – vor allem – Nerven.

Die wichtigsten und zeitintensivsten Schritte im Einführungsprojekt

Dass das Einführungsprojekt so erfolgreich verlief, lag insbesondere an der reibungslosen Zusammenarbeit der beteiligten Akteure. Sie haben zu jeder Zeit ihre erhaltenen Aufgaben exzellent umgesetzt. Der zeitlich umfangsreichste Schritt, war es, die über 800 Personalakten zu scannen und somit zu digitalisieren. Was sich im Rahmen des Projekts zudem gezeigt hat, ist, wie wichtig die Vorbereitung ist, also der Kickoff-Workshop und das Validieren der kundenspezifischen Einstellungen im Testsystem. Hier sollte man genug Zeit einplanen, um alle Einstellungen zu testen und dadurch an Sicherheit zu gewinnen und eine hohe Qualität zu gewährleisten.

Wie konnten wir die Einführung für thyssenkrupp Presta besonders effizient gestalten?

Bei all unseren Projekten spielt regelmäßiger Austausch eine zentrale Rolle. So waren wir auch bei thyssenkrupp Presta für die Workshops und Schulungen vor Ort. Wöchentlich wurde eine geplante Telefonkonferenz durchgeführt, um offene Punkte zu klären, auf Wünsche einzugehen und das weitere Vorgehen zu besprechen. Darüber hinaus fand auf kurzem Wege die Kommunikation per E-Mail und Telefon statt, falls Bedarf bestand.

Mein persönliches Highlight während des Projekts

Ganz eindeutig: Die angenehme Zusammenarbeit mit thyssenkrupp Presta, die sich durch kurze Kommunikationswege, Kollegialität und Professionalität ausgezeichnet hat. Wenn der Schuh drückte, konnten beide Seiten einfach zum Telefonhörer greifen und ihre Anliegen loswerden. Auch möchte ich loben, dass sie klare Vorstellungen und ihr Ziel stets im Blick hatten. So war die Einführung von forpeople und die Umsetzung der digitalen Personalakte ohne Mühe realisiert.

Sie wollen alle Details zum Projekt erfahren? Die komplette Success Story können Sie hier [2] lesen!


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