Krisenprävention: Prozesse digitalisieren und Arbeitsfähigkeit sichern

von Stefan Plock - 7. April 2020, 10:04

Kategorie: Elektronische Akten,Enterprise Content Management,Filesharing & Collaboration,Personalmanagement,Vertragsmanagement

Krisenprävention mit digitalen Tools © Engin Akyurt on Unsplash [1]

Eine Krise ist stets auch als Chance zu verstehen, sich zu erneuern und zu verbessern. Zeit, bisheriges Denken und Handeln zu hinterfragen, Dinge und Abläufe zu verändern – alles in beste Ordnung zu bringen, um ggf. beim nächsten Mal vorbereitet zu sein. Konkret heißt das für viele Unternehmen und Institutionen aktuell, die Transformation zur digitalen Organisation endlich zu starten oder weiter zu forcieren. Digitalisierung ist nicht nur ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der allgemeinen Prozessoptimierung in normalen Zeiten, sondern zwingende Notwendigkeit, gerade bei der Krisenprävention. Neben all den Argumenten bzgl. Kosteneffizienz, Marktchancen etc. sichern intelligente digitale Strukturen schlichtweg die Arbeits- und Handlungsfähigkeit in gesellschaftlichen bzw. wirtschaftlichen Extremsituationen. Mobile Technologien sind für interagierende Gemeinschaften in diesen Zeiten überlebenswichtig.

Auch das Personalmanagement steht in dem Kontext vor großen Herausforderungen. Oft noch stiefmütterlich bei der Digitalagenda behandelt, kommt HR jedoch eine wichtige Schnittstellenfunktion innen wie außen zu. Darum sollten Services und Kommunikation auf die nächste Stufe gehoben werden, um fern lähmender Papierverwaltung und Aktenschieberei Freiraum für die eigentliche Personalarbeit zu schaffen. Mit der prozessunterstützenden Software forpeople [2] lässt sich der Weg in die digitale Arbeitswelt smart und agil gestalten. Sie bietet weit mehr als eine digitale Personalakte, die alle Informationen und Dokumente zu den Mitarbeitern auf Knopfdruck an jedem beliebigen Ort und zu jeder Zeit bereithält. Mit dem Modul Self Service können bspw. Kommunikationswege zwischen Personalsachbearbeitern, Managern und Mitarbeitern verkürzt und Prozesse beschleunigt werden. Egal, ob die Mitarbeiter im Unternehmen oder Homeoffice sind – man bleibt im Kontakt.

Den raschen und vollständigen Überblick über bestehende Unternehmensverträge, deren Konditionen und Beziehungen zu wahren, ist nicht nur ratsam, wenn bei schlechtem Geschäftsklima die Kosten schmerzhaft drücken. Digitales Vertragsmanagement mit forcontract [3] sorgt immer für die nötige Transparenz und Kontrolle, um Risiken zu reduzieren. Dank individueller Berechtigungen lassen sich Inhalte der elektronischen Vertragsakte mit anderen teilen oder vor dem Zugriff Unbefugter schützen. Fristen und Wiedervorlagen werden automatisch angezeigt, ebenso wie eine lückenlose Vertragshistorie, die Entscheidungen protokolliert und nachvollziehbar macht.

Verteiltes Arbeiten an verschiedenen Standorten verlangt zudem nach einem sicheren Business-Filesharing-Tool. Mit forshare [4] lässt sich die dokumentenzentrierte Zusammenarbeit in Teams zu Hause genauso wie im Büro organisieren. Anders als via E-Mail oder über freie Web-Speicher teilen Mitarbeiter selbst große oder sensible Dokumente sicher mit berechtigten Personen. Sie können jederzeit und von jedem Ort online auf den aktuellen Stand zugreifen und arbeiten. So ist ein unternehmensweites Dokumentenmanagement über eine einzige Plattform in der Cloud durchführbar.

Spezielle Prozessanforderungen sind auch kein Digitalisierungsstopper. Maßgeschneiderte elektronische Aktenlösungen passen sich jedem Business ganz individuell an. Auf Basis des Software-Baukastens forprocess [5] werden bedarfsgerechte Anwendungen entwickelt, die erweiterbar bleiben. So lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren, Dokumente inkl. dazugehöriger Informationen einfach verwalten und eine optimale Kommunikation innerhalb des Unternehmens schaffen – flexibel, transparent und sicher.

Digitale Systeme gewährleisten steuerbare, zuverlässige Prozessketten – auch in Zeiten von Ausgangs- und Kontaktsperren, Social Distancing, Homeoffice und leeren Büros mit vollen Aktenschränken.

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[3] forcontract: https://www.forcont.de/produkte/forcontract-der-vertragsmanager/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=forcontract_2020

[4] forshare: https://www.forcont.de/produkte/forshare-der-dokumentenmanager/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=forshare_2020

[5] forprocess: https://www.forcont.de/produkte/forprocess-der-anwendungsmanager/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=forprocess_2020

[6] Weiter informieren? Kostenfreie Produkt-Webinare zum Kennenlernen!: https://www.forcont.de/webinare/?utm_source=blog&utm_medium=link&utm_campaign=einladung_webinare_2020

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