forcont zieht um (Teil 3) – Firmenumzug leicht gemacht dank digitaler Akten

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Nicht nur Privatpersonen, sondern auch Unternehmen kann es als Mieter jederzeit treffen: Der Eigentümer hat etwas Neues mit seiner Immobilie vor und kündigt den Mietvertrag. Uns bei forcont erreichte im Dezember 2018 diese Hiobsbotschaft. Neben der Aussicht, im boomenden Leipzig innerhalb kurzer Zeit passende Büroräumlichkeiten finden zu müssen, trieb uns auch die Vorstellung des Umzugs in der ersten Zeit Angstschweiß auf die Stirn. Davon ist heute, ein Jahr später, nichts mehr zu spüren. Der Anfangsschreck ist längst der Vorfreude gewichen. Nachdem wir zwei Etagen in einem tollen Objekt – nur wenige Gehminuten vom alten Firmensitz entfernt – angemietet und über Monate hinweg das Raumkonzept und die Inneneinrichtung geplant haben, fehlt jetzt nur noch der eigentliche Umzug.

Dieser letzte Teil wird der einfachste sein, wie wir inzwischen wissen. Und das liegt im Wesentlichen daran, dass wir digitale ECM-Lösungen ^[2] nicht nur entwickeln und anbieten, sondern sie natürlich auch selbst nutzen – ein Glücksfall, wenn das gesamte Unternehmen den Standort wechseln muss. Wer seine Akten digital in der Cloud aufbewahrt, dem bleiben diese garantiert fiktiven Umzugspannen erspart:

• Beim Ausmisten des feuchten Kellers stellen Mitarbeiter fest, dass große Teile des Papierarchivs angeschimmelt sind und entsorgen diese ohne Umschweife – einschließlich vieler Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst in zehn Jahren abläuft.
• Der Praktikant fällt beim Schleppen einer Kiste mit Aktenordnern die Treppe hinunter und bricht sich ein Bein.
• Vertrauliche Dokumente gehen im Umzugschaos verloren. Zwei Tage später berichtet die Presse detailliert über die laufenden Übernahmeverhandlungen mit einem vielversprechenden Start-up. Dessen Geschäftsführer ist darüber derart erbost, dass der Deal platzt.
• Der Umzugsdienstleister hat diverse Transportbehälter nicht sorgfältig beschriftet, sodass sie in den falschen Büros gelandet sind. Mehrere Mitarbeiter müssen das Material aufwendig sichten und wieder an den richtigen Platz bringen.
• Bis sich alle Bereiche sortiert haben und wieder voll auskunftsfähig sind, verstreichen mehrere Wochen. Dringende Anfragen von Kunden und Mitarbeitern bleiben liegen. Das sorgt nicht nur für Unmut, sondern das Unternehmen muss teuer dafür bezahlen: Ein so gut wie gewonnener Neukunde wurde der Warterei überdrüssig und hat den lukrativen Auftrag kurzerhand an einen Wettbewerber vergeben.

Zugegeben, das ist überspitzt dargestellt. Doch selbst wenn man davon ausgeht, sämtliche Papierdokumente ohne Verluste von A nach B zu bekommen – einfacher und sicherer gelingt der Umzug mit Cloud-Software allemal. Neben dem Vorteil, die eigenen, sensiblen Daten keinem externen Umzugsdienstleister anvertrauen zu müssen, ist insgesamt viel weniger zu transportieren. Da sich der Cloud-Anbieter um das Hosting der Daten kümmert, benötigt das Unternehmen hierfür keine eigenen Server. Die Anzahl der Aktenordner beschränkt sich auf ein Minimum; der Hardware-Umzug und die IT-Einrichtung am neuen Standort gehen deutlich schneller. Zudem kann, wer Personal-, Vertrags- und weitere Akten mit Software-as-a-Service-Lösungen führt, sofort wieder voll darauf zugreifen. Sobald das Firmennetzwerk neu installiert und konfiguriert ist, heißt es nur noch: PC einschalten, das Cloud-Tool im Webbrowser öffnen, sich einloggen, fertig.

Dank digitaler Akten sind sämtliche Dokumente nach einem Umzug direkt wieder verfügbar – vollständig, an der richtigen Stelle im System und unter ständiger Wahrung der Compliance. So einfach kann Umziehen sein. Und schon ist wieder Zeit für angenehmere Dinge. Wir freuen uns schon jetzt auf die Einweihungsfeier.