Möchten Sie so viel wie möglich in einer Anwendung erledigen, statt einen umständlichen Mix aus verschiedensten Hilfsmitteln zu zähmen? Sowohl die neue Aufgabenverwaltung als auch die erweiterte Dokumenterstellung mit Freigabeprozessen und Unterschrift bündeln alle benötigten Funktionen in forpeople | Der Personalmanager.  

forpeople Aufgabenverwaltung

Excellisten und Notizzettel stoßen bei der Verwaltung HR-relevanter Aufgaben schnell an ihre Grenzen. Wie erhalten (nur) die Beteiligten Zugriff auf die Liste? Sollen wirklich alle Beteiligten die ganze Liste bearbeiten können? Wer hat wann welchen Eintrag vorgenommen?

Mit der Aufgabenverwaltung koordinieren, überwachen und protokollieren Sie solche Aufgaben über einen einheitlichen Kommunikationsweg direkt in forpeople. Dadurch wird die Bearbeitung erleichtert, Zeit eingespart und Nachvollziehbarkeit geschaffen.

• Bündelung der Aufgaben und Teilaufgaben in Checklisten
• Fortschrittserfassung durch den oder die Bearbeiter der Aufgabe
• Notizen zur Aufgabe
• Übersicht für den Initiator der Aufgabenliste
• Änderung der Aufgaben auch nach Start der Bearbeitung möglich

Das Zubehör zu forpeople vereint und automatisiert Funktionen zur Aufgabenverwaltung, die sonst nur durch den gemeinsamen Einsatz verschiedener Hilfsmittel umgesetzt werden können.

• Vorlagen zur Erstellung von Aufgabenlisten für wiederkehrende Aufgaben
• Automatische E-Mail-Information der Bearbeiter über neue Aufgaben
• E-Mail Erinnerung des Verantwortlichen der Aufgabenliste
• Automatische Protokollierung
• Archivierung der Aufgabenliste und Ablage des Protokolls in einer Personalakte

forpeople Dokumenterstellung mit Freigabeprozessen und Unterschrift

In der Praxis spielen bei Dokumenten nicht nur Erstellung, Versand und Archivierung eine Rolle. Es gibt Zwischenschritte, wie Unterschrift und Freigabe. Diese berücksichtigt die erweiterte forpeople Dokumenterstellung.

In einem Freigabeprozess können zum Beispiel die erforderlichen Genehmigungen für den Versand des Dokuments eingeholt werden. Der Initiator gestaltet die Eigenschaften der Einzelschritte entsprechend.

• Aufgabenbeschreibung
• Bearbeiter
• Aktivierung der Funktion Dokument bearbeiten
• Aktivierung der Funktion Dokument unterschreiben
• Bearbeitungsdauer

Freigabeprozesse sind nicht bei allen Dokumentarten sinnvoll. Über das Dokumentschlagwort wird festgelegt, ob Freigaben Ad-hoc oder auf Basis von Prozessvorlagen gestartet werden können.

Die Bearbeiter werden nach der Aktivierung der Aufgabenliste per E-Mail über Ihre Aufgaben informiert. Sie finden im persönlichen Bereich der Anwendung den Freigabeschritt mit allen notwendigen Aktionen.

Eine neue Aktion dient dem Unterschreiben des Dokuments. Sie ersetzt den Platzhalter im Dokument durch eine Unterschriftengrafik aus dem Profil des Benutzers. Dokumente können auf diese Weise von einem oder mehreren Benutzern während der Erstellung oder später im Freigabeprozess unterschrieben werden.

Übrigens: Freigabe und Unterschrift können Sie auch für hochgeladen Dokumente nutzen.

Mehr Informationen zur Dokumenterstellung in unserer digitalen Personalakte finden Sie hier.