Speicherformate gibt es viele, aber keines währt ewig. Deshalb sollte man sich Gedanken über die Archivierung machen. Ziel der Archivierung eines Dokumentes ist die spätere Reproduktion der Originaldaten und Eigenschaften, z. B. Seitenzahl, Logos, Farben, Unterschrift usw. Doch was ist bei der Wahl des Datenformates zu bedenken?
Eignung der Formate
Die Eignung der verschiedenen Formate für die Archivierung hängt zuerst von folgenden Kriterien ab:
- Einsatzzweck
- Ursprungsmedium der Daten
- vorhandene Schnittstellen des Archivsystems
- verwendetes Dokumenten-Management-System
Zudem sollte das Format laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI ) folgende Kriterien erfüllen:
- das Datenformat sollte möglichst langfristig Relevanz haben
- die Dokumentstruktur sollte eindeutig interpretiert werden können
- der Dokumentinhalt sollte elektronisch weiterverarbeitet werden können
- Beachtung gesetzlicher Vorschriften
- die Grammatik und Semantik des Datenformates muss ausführlich dokumentiert sein, sodass eine spätere Migration problemlos möglich ist
- Merkmale des Originaldokuments (elektronisch oder in Papierform) sollte später eindeutig nachweisbar sein, auch wenn das Originaldokument nicht mehr vorhanden ist.
Standardformate und Alternativen
Das BSI hebt vor allem die Vorzüge der Standardformate (z. B. MPEG2, XML, TIFF) für die Archivierung hervor, weil sie unabhängig von Dienstleistern, Systemlieferanten und Herstellern sind. Standardformate sind weit verbreitet, da sie frei zugänglich sind und von jedem verwendet werden können.
Es gibt außerdem Formate, die sich trotz Herstellerabhängigkeit als eine Art Standard durchgesetzt haben. Dazu gehört das PDF, welches zwar frei verwendbar ist, aber die Kontrolle beim Hersteller liegt. Dessen Spezial- form, das PDF/A wurde 2005 von der ISO als Standarddokumentenformat für die Langzeit-Archivierung zertifiziert. Das „A“ im Formatnamen steht übrigens für „Archivierung“.
Die geschützten und freien Formate durchlaufen eine Entwicklung, die durch den technischen Fortschritt bedingt ist. Standards können somit durch neue ersetzt werden. Es wird aber garantiert, dass Dokumente im alten Standard-Format noch lesbar sind, wenn ein geeignetes Lesegerät zur Verfügung steht.
Grundsätzlich können auch NICHT-standardisierte Formate für die Archivierung verwendet werden. Dies kann einen erhöhten Betreuungs- aufwand bedeuten, da Systeme, Schnittstellen und Formate in teilweise kurzen Abständen an die verändernden Anforderungen angepasst werden müssen.
Rendition
Liegen Dokumente nicht in einem Format vor, welches für die Archivierung geeignet ist, muss dieses in ein geeignetes konvertiert werden. Diesen Vorgang nennt man Rendition. Damit keine Informationen verloren gehen, muss der Vorgang ausführlich dokumentiert werden.
Bei der Konvertierung von einem Format in ein anderes können oft nicht alle Strukturmerkmale des Ausgangsmediums mit nur einem Format abgebildet werden. Deshalb ist es ratsam, Dokumente gleichzeitig in mehreren Formaten zu speichern.
Beispiel: Ein Telefonbuch soll als XML gespeichert werden.
Im XML-Format wird nur der Inhalt gespeichert. Dieser besteht in unserem Beispiel aus „Helga Schulz, Musterweg 2, 0123 Muster“. Die Struktur, wie Verschachtelung und Reihenfolge der Elemente, muss zusätzlich mittels einer DTD (Document Type Definition) gespeichert werden. Wird dies nicht gemacht, ist nicht mehr erkennbar, in welcher Struktur die einzelnen Elemente (z.B. Musterweg) angeordnet waren. Die Adresse könnte somit folgendermaßen aussehen: Helga Musterweg, Schulz 0123, 2 Muster. Kein Brief würde richtig ankommen!
Die Layout-Informationen, wie Schriftfarbe, Schriftgröße und Schriftart werden in einer XSL (Extensible Stylesheet Language) gespeichert. So kann das Telefonbuch mit diesen Formaten später identisch nachgebildet werden.
Optional könnte noch eine TIFF-Datei vom Telefonbuch erstellt werden, um optisch überprüfen zu können, ob das wiederhergestellte Dokument dem Original entspricht.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter:
www.bsi.bund.de/m04170
www.bsi.bund.de/m02244
www.pc-magazin.de/langzeit-archivierung
