Wie geht ein Unternehmen mit Bergen von vorwiegend eingehenden Papierdokumenten um, welche den immer gleichen Geschäftsprozess durchlaufen? In der Regel passiert dies auf dem herkömmlichen Weg, d.h. zeitintensive manuelle Bearbeitung durch einzelne Mitarbeiter. Zu Recht stellt sich hier die Frage: Geht das nicht auch besser, einfacher und überhaupt schneller?

Die Antwort auf diese Frage lautet klar und deutlich – JA!
Das Zauberwort dafür lautet „automatische Belegerfassung”.

Was ist unter automatischer Belegerfassung zu verstehen?
Ganz allgemein versteht man darunter die automatische und digitale Verarbeitung eingehender Papierdokumente. Diese Papierdokumente werden zu Beginn eingescannt. Mit Hilfe von Texterkennung (OCR) werden die erforderlichen Angaben aus dem Dokument extrahiert. Zusammen mit den ausgelesenen Daten und den nun elektronisch vorliegenden Dokumenten erfolgt in der Regel die automatisierte und digitale Weiterverarbeitung innerhalb des definierten Geschäftsprozesses. Nicht selten geschieht dies im Zusammenspiel mehrerer unterschiedlicher Systeme (z.B. ERP-, Dokumentenmanagementsystem).

Für welche Dokumente eignet sich die automatische Belegerfassung?
Die automatische Belegerfassung eignet sich hervorragend für standardisierte Dokumente, deren Layout und Verarbeitungsprozesse gleichbleibend sind. Für diese Art von Dokumenten kann mittels
Formulardefinitionen genau festgelegt werden, wo die benötigten Informationen in den Dokumenten zu finden sind und wie die weitere Bearbeitung im Geschäftsprozess aussieht.

Beispiele für automatisch erfassbare Dokumente sind:

• Posteingangsdokumente, welche anhand bestimmter Kriterien den jeweiligen Abteilungen zugeordnet werden
• Rechnungen, welche in einen Rechnungsprüfungsworkflow zur Bearbeitung und Freigabe weitergeleitet werden
• Ablesekarten mit Zählerstandinformationen, welche am Kunden im System hinterlegt werden müssen.

Was sind die Vorteile von automatischer Belegerfassung?
Positive Auswirkungen durch die Verarbeitung von Dokumenten mittels automatischer Belegerfassung:

• Immense Zeit- und Kostenersparnis (die Mitarbeiter können sich anderen Aufgaben widmen und müssen nur noch im Fehlerfall eingreifen)
• Komplett automatisierte Verarbeitung über Systemgrenzen hinweg
• Automatische Verarbeitung und Zuordnung im Geschäftsprozess mit Hilfe hinterlegter Logiken
• Zeitnahe Verarbeitung (unabhängig von der freien Zeit der Mitarbeiter)

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die automatische Belegerfassung ist ein hilfreiches Tool, um strukturierte Unternehmensprozesse und zugleich Arbeitserleichterungen zu ermöglichen.

Praxisbeispiel
Einen praxisnahen Einblick in einen Workflow mit automatischer Belegerfassung finden Sie in meinem zweiten Teil:
Arbeitserleichterung dank automatischer Belegerfassung – Praxisbeispiel