Ein Praxisbeispiel
In meinem zweiten Teil möchte ich Ihnen einen praxisnahen Einblick in einen Workflow mit automatischer Belegerfassung geben.

Sehen Sie, wie bspw. Mitarbeiter eines Versorgungsunternehmens mithilfe der automatischen Belegerfassung von Zählerinformationen unterstützt und entlastet werden können.

Ausgangssituation (manuelle Erfassung)
Vor Einführung der automatischen Belegerfassung wurden alle Verarbeitungsschritte manuell durch einen Mitarbeiter durchgeführt:

1. Scannen der Einzelbelege
Ein Mitarbeiter scannte die per Post oder Fax zugesandte Ablesekarte mit den Zählerständen.

2. Manuelle Zuordnung und Archivierung
Danach wurden die digitalen Belege mit den Zählerstandinformationen manuell in der elektronischen Kundenakte (forcont factory) zum Kunden zugeordnet und archiviert.

3. Manuelles Erfassen der Zählerstände in SAP
Abschließend wurden die Zählerstände zudem und erneut manuell im SAP IS-U erfasst.

Automatische Verarbeitung der Belege
Nach der Einführung der automatischen Belegerfassung läuft der Hauptteil der Verarbeitung automatisch ab. Nur noch wenige Schritte sind durch den Mitarbeiter auszuführen. Im Fehlerfall werden die Mitarbeiter automatisch per E-Mail informiert, um diese Fälle nachbearbeiten zu können. Im Detail läuft die automatische Verarbeitung wie folgt ab:

1. Scannen im Stapel
Ein Mitarbeiter scannt alle Ablesekarten auf einmal im Stapel und muss nur bei Problemen/Unklarheiten bei der Validierung der erkannten Informationen eingreifen.

2. Automatische Weiterleitung der Daten auf ein Austauschverzeichnis
Die gescannten Ablesekarten, sowie die extrahierten Zählerinformationen werden zusammen mit den online abgegebenen Zählerständen der Kunden automatisch auf einem Austauschverzeichnis bereitgestellt.

3. Abholen der zu verarbeitenden Dokumente und Informationen
Eine nächtlich laufende Hintergrundroutine holt sich die Daten und Dokumente von den Austauschverzeichnissen zur weiteren Verarbeitung ab.

4. Archivierung in der elektronischen Kundenakte und Übertragung in das SAP
Die abgeholten Informationen und Dokumente werden von den hinterlegten Routinen innerhalb der forcont factory automatisch weiterverarbeitet. Dabei werden die Dokumente am Kunden in der factory-Kundenakte archiviert und die Zählerstände an das SAP IS-U übergeben.

Mithilfe eines Reports im SAP IS-U werden die von der forcont factory übermittelten Zählerstände automatisch angelegt und sind danach am Kunden für die weitere Verarbeitung im Geschäftsprozess (z. B. für die Abrechnung) verfügbar.

5. Informieren der Mitarbeiter
Für jeden Verarbeitungslauf erhalten die Mitarbeiter automatisch die aufbereiteten Informationen über Erfolg und ggf. aufgetretene Probleme während der Verarbeitung. Die Mitarbeiter müssen sich nur noch um die Zählerstandinformationen kümmern, welche aufgrund von Fehlern oder fehlgeschlagenen Plausibilitätsprüfungen nicht automatisch verarbeitet werden konnten.

Vorteile
Neben den allgemeinen Vorteilen treffen speziell für das Projekt der Ablesekarten noch weitere Vorteile für eine automatische Belegerfassung zu, die für eine Realisierung sprechen:

• Quellunabhängig, d. h. sowohl für Papierkarten als auch Eingaben über ein Online-Kundencenter
• Eingebaute, mehrstufige Plausibilitätsprüfungen zur Identifizierung von Falscheingaben und Fehlern

Link zum ersten Teil
Arbeitserleichterung dank automatischer Belegerfassung