DIGITALE TRANSFORMATION | KUNDENERFOLGE

Die Haufe Gruppe gehört zu den führenden Anbietern von digitalen Arbeitsplatz- und Unternehmenslösungen in Deutschland und ist unter anderem auf Online-Dienste sowie digitale Produkte für HR-Manager spezialisiert. Im Rahmen ihrer eigenen digitalen Unternehmensstrategie führte die Haufe Gruppe Anfang 2016 die elektronische Personalmanagementlösung forpeople der forcont business technology gmbh ein.

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Digitalisierte HR-Prozesse für schlankere Administration (Success Story)

Auf dem Weg zur digitalisierten HR-Abteilung (Pressebericht)

Die asgoodasnew electronics GmbH mit ihren zwei Marken asgoodasnew.com und wirkaufens.de entstand 2008 in Frankfurt/Oder im Wohnzimmer des Gründers. Innerhalb von wenigen Jahren entwickelte sich das Unternehmen zum deutschen Marktführer für Ankauf, Wiederaufbereitung und Weiterverkauf von hochwertig refurbishter Consumer Electronics. Mit dem rasanten Wachstum in Umsatz und Anzahl der Mitarbeiter stieg auch der administrative Aufwand im Personalwesen. Um einheitliche, effiziente Strukturen für die Verwaltung der Mitarbeiterakten zu schaffen und um doppelte Datenhaltung an den beiden Standorten in Frankfurt/Oder und Berlin zu vermeiden, entschied sich asgoodasnew electronics 2014 für die Einführung einer elektronischen Personalmanagementlösung. Mit dem digitalen Personalmanager forpeople in der Cloud hat asgoodasnew electronics seine HR-Prozesse so optimiert, dass auch ein weiteres Wachstum der Belegschaft mit Leichtigkeit und ohne Kostensteigerung erreicht werden kann.

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Effiziente HR-Prozesse dank digitaler Personalakte (Success Story)

Auf der Suche nach einer agilen, automatisierten HR-Administration wandte sich die technotrans AG an forcont. Das konkrete Projektziel war, die über mehrere Standorte verteilten Personalakten zusammenzuführen, sie gleichzeitig allen Berechtigten schnell und flexibel verfügbar zu machen und dabei möglichst viele administrative Prozesse zu automatisieren. Die elektronische Personalaktenlösung von forcont vereinte die gewünschten Funktionen optimal.

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Agile HR-Prozesse bei technotrans AG: Lösung für verteilte Standorte (Success Story)

technotrans AG baut auf digitale Personalakte von forcont (Pressebericht)

Personalarbeit intensivieren statt Personal verwalten – die elektronische Personalaktenlösung von forcont schafft bei der ALBA Group die Voraussetzung dafür. Viel Zeit, die bisher für administrative Aufgaben aufgewendet wurde, kann in qualitativ hochwertigere Personaltätigkeiten einfließen.

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Elektronische Personalakte mit forcont factory (Success Story)

Die GASAG ist mit rund 1.600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,1 Milliarden Euro das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen in Westeuropa. Der IT-Betrieb des Energieversorgers ist vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrumsbetreiber und etwa 40 unabhängige Anbieter von verschiedensten IT-Dienst- und Serviceleistungen. Bis vor ein paar Jahren verwaltete man die Verträge für diese Geschäftsbeziehungen ausschließlich im SAP-System und mittels Papierakten – jetzt vereinfacht eine digitale forcont-Lösung die Vertragsprozesse.

Der Konzern beliefert 640.000 Kunden mit Erdgas. Vor diesem Hintergrund kommt dem Rechnungswesen eine wichtige Rolle zu. Hier müssen die Mitarbeiter im Abschlusserstellungsprozess die vielfältigen Finanz- und Rechnungsaktivitäten nicht nur überwachen, sondern auch zeitnah bearbeiten. Deshalb arbeitet das Unternehmen mit einer forcont-Softwarelösung, die ein genaues Monitoring der Aktivitäten ermöglicht.

Für die Kommunikationspolitik benötigt die GASAG unterschiedlichste multimediale Inhalte – wie z. B. Corporate Sound, aktuelle Kampagnen-Motive, Werbespots, Image-Filme, Bilder oder Animationen. Bisher wurden diese Inhalte beim Gasversorger dezentral in den verschiedensten Gruppenlaufwerken gespeichert und archiviert. Ziel war es nun, eine konzernweite Plattform zu schaffen, die alle internen wie externen Medieninhalte zentralisiert.

Für einen wirtschaftlichen Einsatz des Gases und zur Erhöhung der Versorgungssicherheit betreibt die GASAG einen Erdgasspeicher. Der Erdgasspeicher ist ein Bergbaubetrieb und unterliegt damit einschlägigen Gesetzen, Verordnungswerken und Regeln sowie zusätzlich dem Bundesberggesetz, was wiederum zulassungspflichtige Überwachungs-, Dokumentations- und Berichtspflichten zur Folge hat. Mit steigendem Technisierungsgrad der Gesamtanlage bestand die gebotene Notwendigkeit und der konkrete Wunsch die Dokumentation zu digitalisieren und in einer elektronischen Akte zu organisieren.

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Digitale Vertragsaktenlösung für mehr Transparenz (Success Story)

Übersicht im Vertragsprozess statt Papier-Dschungel (Pressebericht)

Keine Frist mehr verpassen mit digitaler Vertragsaktenlösung (Pressebericht)

Monitoring der Abschlusserstellungsprozesse im Rechnungswesen (Pressebericht)

Media Asset Management mit forcont factory (Success Story)

Interaktive Anlagendokumentation mit forcont factory (Success Story)

Die KWL versorgt pro Jahr rund 642.000 Menschen bzw. 78.000 Kunden. Diese müssen sich an-, um- oder abmelden, geben Zählerstände oder neue Bankverbindungen an oder stellen Anträge für neue Anschlüsse. Entsprechend hoch sind das Aufkommen und der Aufwand für die interne Verteilung der Post an die zuständigen Mitarbeiter. Um den gesamten Prozess effizienter zu gestalten, Papier einzusparen und die Zeit für den internen Durchlauf der Post zu verkürzen, wurde ein digitaler Posteingang eingeführt.

Ob Aufsichtsrat, Gesellschafter, Geschäftsführer, Bereichsleiter oder Finanz- und Bauausschuss: Besprechungen sind notwendig, um wichtige Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen. Bis zur Einführung der auf forcont factory basierenden elektronischen Gremienakte war es Aufgabe der Besprechungsverantwortlichen, dafür zu sorgen, dass sämtliche Unterlagen termingerecht und stets aktuell zur Besprechung ausgedruckt zur Verfügung standen.

Das Einführungsprojekt für die IXOS-Archivlösung startete im Oktober 2002 mit der Herausforderung, bis Januar 2003 die revisionssichere Aufbewahrung der im IS-U erzeugten Dokumente zu gewährleisten. Das Ziel wurde erreicht. Beim Drucken archivierungsrelevanter Dokumente werden diese nun automatisch archiviert und sind anschließend direkt im SAP recherchierbar.

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Digitale Posteingangsbearbeitung mit forcont factory (Success Story)

Elektronische Gremienakte mit forcont factory (Success Story)

Archivierung mit IXOS-Technologie (Success Story)

Als eine der großen börsennotierten Wohnungsgesellschaften Deutschlands bewirtschaftet die Deutsche Wohnen AG mit Sitz in Frankfurt/Main rund 146.800 Wohneinheiten. Archivierung, Dokumentenmanagement, Media Asset Management und Vertragsmanagement wurden über die letzten Jahre hinweg als Dokumentenverwaltung konsolidiert. Bei allen Projekten galt es, Geschäftsprozesse des Unternehmens auf effiziente Weise digital zu unterstützen.

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Digitales Medien- und Dokumentenmanagement (Pressebericht)

Viele Mitarbeiter der Stadtwerke Tübingen haben Grund, sich detailliert über jene Gebäude zu informieren, die mit Strom, Gas, Wasser und Wärme beliefert werden. Dies war bisher mit großem Aufwand verbunden, da Gebäude- und Anschlussinformationen sowie der Schriftverkehr im dynamischen Lagersystem Kardex papierbasiert in über 30.000 Akten verwaltet wurden. Seit Hausanschlüsse elektronisch verwaltet werden, ist dies Vergangenheit.

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Elektronische Gebäudeakte und Vertragsmanagement mit forcont factory (Success Story)

Der Flughafen Leipzig/Halle entschied sich, den gesamten Schriftverkehr beim Ausbau der Start- und Landebahn Süd in einer elektronischen Akte zu sammeln. Ziel war es, alle Dokumente zu bündeln, um bei späteren eventuellen Klagen wegen Baumängel oder Beschwerden die Beweiskraft zu stärken.

Der Nutzungsumfang wurde kontinuierlich erweitert. Mittlerweile kommen unterschiedliche, miteinander vernetzte elektronische Aktenlösungen, ein digitaler Posteingang sowie eine Fotodokumentation zum Einsatz.

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Papierloses Büro am Start (Pressebericht)

Elektronische Bauakte mit forcont factory (Success Story)

Was mit einem einzelnen Projekt zur Automatisierung des Production Part Approval Process (PPAP) begann, hat sich bei TRW Airbag Systems in Aschau inzwischen zur übergreifenden Gesamtlösung für Dokumentenmanagement und -lenkung etabliert. Bis Ende 2006 wird es in Entwicklung, Musterbau, QM und Serienproduktion kein relevantes Dokument mehr geben, das nicht in einer Akte auf Basis der Softwarelösung forcont factory verfügbar ist.

Lieferanten von Original-Komponenten müssen für jedes Produkt gemäß dem QS 9000-Verfahren eine PPAP-Dokumentation zur Freigabe vorlegen. Änderungen an Produkt oder Produktionsprozess erfordern eine neue Dokumentation – eine mühsame Aufgabe, die zu erheblichen Kosten führt. Seit Januar 2005 werden bei TRW PPAP-Dokumentationen nur noch elektronisch erstellt. Für jedes neue Produkt wird ein PPAP-Ordner in forcont factory angelegt, der durch die Teilenummer (SAP-Materialnummer) und Zeichnungsnummer definiert ist.

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Dokumentenmanagement mit forcont factory (Success Story)

Elektronische PPAP-Akte mit forcont factory (Success Story)

Qualitätsnachweis auf Knopfdruck (Pressebericht)

Kaum ein Prozess in großen, international erfolgreichen Brauereien ist heute noch ohne IT denkbar. In der IT-Landschaft der Radeberger Gruppe hat sich forcont factory als eines der zentralen Systeme zunächst für die systemübergreifende Dokumenten- und Informationsrecherche und dann zur Prozessunterstützung beim Einführen, Ändern und Entfernen von Produkten, dem so genannten Produktdurchlauf, etabliert.

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Marken- und Produktmanagement mit forcont factory (Success Story)

Vertriebsinformationssystem mit forcont factory (Success Story)

Information ist alles (Pressebericht)

Zielstellung für die Deutsche Solar war die Papierflut im Bereich Lager und Logistik in den Griff zu bekommen. Da hier aufgrund des enormen Belegvolumens der größte Bedarf bestand, begann in diesem Bereich die Einführung des Vertragsmanagements und Dokumentenmanagements.

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Vertrags- und Dokumentenmanagement mit forcont factory (Success Story)

Die VNG – Verbundnetz Gas Aktiengesellschaft ist eine international tätige Unternehmensgruppe, die aus Russland, Norwegen und anderen Quellen europäische Großkunden und Kommunen zuverlässig mit Erdgas versorgt. Mit dem Agenturportal, das man 2010 basierend auf der Software forcont factory in Betrieb nahm, werden für alle Beteiligten im Kommunikationsprozess, unabhängig vom Standort, alle relevante Daten zentral bereitgestellt. Es ermöglicht effiziente und flexible Prozesse, die gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität mit sich bringen.

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Media Asset Management mit forcont factory (Success Story)

Das Leitungsauskunftsportal ermöglicht Anfragenden bei Bauvorhaben die zeit- und kostensparend, alle beteiligten Versorgungsunternehmen und Behörden online zu erreichen, ohne diese einzeln manuell anschreiben zu müssen (www.infrest.de). Entwickelt wurde das Produkt von der Netzgesellschaft Berlin-Brandenburg und weiteren Kooperationspartnern wie der forcont.

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Leitungsauskunftsportal eStrasse mit forcont factory (Success Story)

Bis vor kurzem wurden die Dokumente bei Erbslöh teilweise in Papierform in diversen Ordnern, in verschiedenen Verzeichnissen auf den unterschiedlichsten Netzlaufwerken bis hin zur Mail-Ablage im Outlook einzelner Mitarbeiter archiviert. Darüber hinaus lag keine Definition vor, welches Dokument unter welcher Belegart abzuspeichern war. Deshalb suchte man nach einem System, das mit IXOS/Open Text, SAP und der Eigenentwicklung auf Oracle-Datenbankbasis effizient zusammenarbeitet: die Elektronische Werkzeugakte auf Basis von forcont factory.

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Elektronische Werkzeugakte mit forcont factory (Success Story)

Hoher Zeit- und Kostenaufwand durch Medienbrüche, manuelle Informationsübertragung und langwierige Suche gehören im Auftragsmanagement des DLR der Vergangenheit an. In der elektronischen Projektakte auf Basis von forcont factory ist die gesamte betriebswirtschaftliche und juristische Projektdokumentation zu finden.

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Elektronische Projektakte mit forcont factory (Success Story)

Zur Optimierung der Verbrauchsabrechnung führte die BAS im Jahr 2000 die SAP-Branchenlösung Industry Solutions Utilities (IS-U) ein. Mit etwa 750.000 Zählern sind sie der größte produktive Anwender des SAP-Moduls in Europa. Gleichzeitig stellte sich BAS die Frage nach einem flexiblen Archivsystem.

Die BAS übernimmt den kompletten Umfang an Abrechnungsleistungen, die telefonische und schriftliche Kundenbetreuung, den Ableseservice sowie das (vor-) gerichtliche Forderungsmanagement für Versorgungsunternehmen. Im Zuge der rasanten Wachstums des Unternehmens wurde eine effiziente Posteingangsbearbeitung zu einer wichtigen Funktion.

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Digitale Posteingangsbearbeitung mit forcont factory (Success Story)

Archivierung mit IXOS-Technologie (Success Story)

Die Rechnungseingangsbearbeitung bei Herlitz wurde mit forcont factory auf durchschnittlich 3 Tage verkürzt.

Ein komplettes Archivsystem in nur fünf Wochen produktiv gesetzt: Die Archivlösung mit der IXOS-Technologie.

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Rechnungsprüfungsworkflow mit forcont factory (Success Story)

Archivierung mit IXOS-Technologie (Success Story)

Die TOTAL Deutschland GmbH versorgt Verbraucher und Industrie mit einem breit gefächerten Angebot an Mineralölprodukten. In Deutschland gehören TOTAL mehr als 600 Tankstellen. In den neuen Bundesländern betreibt TOTAL das dichteste Netz. Mit der Einführung von IXOS-Archive durch die forcont business technology gmbh und der nahtlosen Integration in SAP R/3 wurden die Arbeitsprozesse bei der TOTAL Deutschland optimiert.

Nach erfolgreicher Einführung der Digitalen Bibliothek auf Basis von forcont factory sah man bei TOTAL sehr schnell, dass die Software auch für andere Aufgabenstellungen leicht einsetzbar ist.

Die TOTAL Deutschland GmbH beauftragte im Dezember 2003 die forcont business technology gmbh mit der Realisierung des Projektes „Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente”. Ziel war die Schaffung eines einheitlichen Ablagesystems für wichtige Dokumente der TOTAL Deutschland GmbH unter Beachtung der Einbindung in die vorhandene Systemlandschaft.

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Digitale Bibliothek mit forcont factory (Success Story)

Digitales Bildarchiv mit forcont factory (Success Story)

Archivierung mit IXOS-Technologie (Success Story)

Die IT-Infrastruktur bei Hella ist äußerst komplex. Rund 50 produktive SAP-Umgebungen werden im Lippstädter Data-Center zentral betreut. Die Systempflege und -weiterentwicklung erfolgt durch die in Lippstadt ansässigen Mitarbeiter und bei Bedarf durch externe Dienstleister.

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Rechnungsprüfungsworkflow mit SAP (Success Story)

Seit Einführung von SAP IS-U liegen bei den Stadtwerken Dessau die Daten aller aktiven Kunden im SAP-System und können aus dem SAP Customer Interaction Center abgerufen werden. Trotzdem standen den Mitarbeitern in den kundenorientierten Prozessen nicht alle Informationen zur Verfügung, die diese zur Bearbeitung von Anfragen benötigten. Ausgehende SAP IS-U-Dokumente sowie der Posteingang wurden in individuellen Ordnern der Mitarbeiter und in Archiven abgelegt. Daher entschieden sich die Stadtwerke für die Realisierung einer Kundenakte auf Basis der forcont factory mit Livelink (früher IXOS) als zugrunde liegendem Archiv.

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Elektronische Kundenakte mit forcont factory (Success Story)

Die Energieversorger in Deutschland stehen mit dem neuen Energiewirtschaftsgesetz alle vor der gleichen Frage: Wie setzt man die Unbundling-Richtlinie um, ohne erheblich in IT-Infrastruktur investieren zu müssen? Bei den Stadtwerken Cottbus gab es eine einfache Antwort. Die geplante Einführung der Kundenakte mit forcont factory löst das Problem ohne große Zusatzkosten.

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Elektronische Kundenakte mit forcont factory (Success Story)

Im Hause der Stadtwerke Troisdorf wurde von vielen Bereichen der Bedarf an elektronischen Dokumentenhandling gemeldet. Vor allem im kundenahen Bereich des Vertriebes erschien es kaum noch möglich, künftig schnell und kundenfreundlich auf Anfragen zu reagieren, wenn kein entsprechendes System (DMS) zur Verfügung steht, das dem richigen Mitarbeiter am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen zum Kunden bereitstellt.

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Elektronische Kundenakte mit forcont factory (Success Story)

Die Gebäudewirtschaft Cottbus GmbH beauftragte forcont mit der Implementierung einer browserbasierten Erstellung von Wohnungsexposés auf Basis der forcont factory. Ziel des Projektes war es u.a., über eine Web-Anwendung jederzeit und überall im Unternehmen für eine beliebige Wohneinheit ein übersichtliches Exposé generieren und ausdrucken zu können.

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Elektronische Immobilienakte mit forcont factory (Success Story)