Ihr Unternehmen möchte eine digitale Personalakte einführen, hat aber Bedenken wegen des Aufwandes?
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte für die Einführung einer digitalen Personalakte nötig sind. So können Sie besser planen und Aufwände minimieren.

Das Wichtigste in Kürze

• Schritt 1: Die Qual der Wahl!
• Schritt 2: Wir entscheiden zusammen!
• Schritt 3: Sparsamkeit schafft Nutzen!
• Schritt 4: Sicherheit geht vor!
• Schritt 5: Die Schnittstelle zum Erfolg!
• Schritt 6: Aus analog wird digital!
• Schritt 7: Nach der Pflicht folgt die Kür!

Schritt 1: Die Qual der Wahl! Die richtige digitale Personalakte einführen

Es existiert eine große Auswahl an Softwarelösungen für eine elektronische Personalakte. Dabei werden einige als fertiges Produkt angeboten und andere als individuelle Lösung, die genau auf Ihr Unternehmen abgestimmt wird. Diese Lösungen gibt es sowohl On-Premise (also als lizenzierte Software für den Betrieb im eigenen Rechenzentrum) als auch als Software-as-a-Service in der Cloud. Was passt besser zu Ihnen?

Klären Sie zu Beginn:

• Welche Anforderungen werden an das Produkt gestellt? (benutzerfreundliche Bedienung, schnelle Produktivsetzung, umfangreiche Funktionen usw.)
• Unter welchen Rahmenbedingungen (Finanzen, Zeitplan, IT usw.) soll die Lösung eingeführt werden?
• Welche laufenden Kosten und welcher Wartungsaufwand sind akzeptabel?

Beantworten Sie die Fragen bereichsübergreifend. Gehen Sie in die Abteilungen, die später etwas mit der Personalakte zu tun haben (HR, IT, Geschäftsführung) und fragen dort nach. So können Sie eine umfangreichere Auflistung der Wünsche und Gegebenheiten erstellen.

Recherchieren Sie als nächstes nach Produkten und Lösungen und vergleichen Sie die angebotenen Leistungen mit Ihren Anforderungen. Berücksichtigen Sie dabei auch, wie viel Erfahrung der Lösungsanbieter im Bereich Dokumentenmanagement hat. Privat kaufen Sie schließlich auch das Brot beim Bäcker und nicht beim Fleischer, auch wenn beide Lebensmittel herstellen.

Schritt 2: Wir entscheiden zusammen!

Haben es 2-3 Personalakten in die engere Wahl geschafft, folgt die Zusammenstellung des Projektteams. Dieses setzt sich idealerweise aus Vertretern der einzelnen Bereiche, die später mit der elektronischen Personalakte arbeiten müssen / können / sollen zusammen. Dazu gehören neben HR-Mitarbeitern auch Mitarbeiter aus dem IT-Bereich, dem Management und der Geschäftsführung.

Nehmen Sie gemeinsam an angebotenen Webinaren und Tutorials teil oder organisieren Sie eine Präsentation des Produktes. So erhalten Sie einen Einblick in die Bedienung des Programms und können erste Aussagen über Benutzerfreundlichkeit und Eignung für Ihr Unternehmen treffen.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Lösung auch den Service des Unternehmens. Sie werden / möchten schließlich lange mit ihm zusammenarbeiten.

Ist ein Favorit gekürt, nehmen Sie die Verhandlungen auf. Involvieren Sie den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat in die Gespräche. So können Datenschutz- und personalrechtliche Probleme frühzeitig geklärt werden und stellen im späteren Verlauf des Projektes keine Hürden mehr dar.

Gute Softwarelösungen bzw. Lösungsanbieter berücksichtigen in ihrem Konzept rechtliche Bestimmungen bereits bei der Entwicklung. Wenden Sie sich bei Unklarheiten und Fragen vertrauensvoll an den Anbieter.

Schritt 3: Sparsamkeit schafft Nutzen!

Haben Sie die Verhandlungen aufgenommen, beginnt nun die Diskussion über die spätere Aktenstruktur der elektronischen Personalakte. Übernehmen Sie nicht einfach die Struktur der Papierakte, sondern beraten sie sich, welche Informationen wirklich in die neue Akte müssen. Denken Sie daran, dass:

• Jedes Stück Papier, das digitalisiert werden muss, Geld und Zeit kostet.
• Eine schlanke Akte das spätere Arbeiten mit der Akte vereinfacht und beschleunigt.
• Die rechtliche Sicherheit bewahrt werden muss.

Eine Alternative zur chronologischen Sortierung der Dokumente ist die Verwendung von Dokumentarten und Dokumentunterarten. 50 bis 100 Dokumentunterarten sind „gesund“ und für die Mitarbeiter gut anzuwenden.

Mögliche Dokumentenarten können sein:

Im Idealfall kann der Auftraggeber jederzeit die Dokumentarten und -unterarten selbst anpassen, um unkompliziert auf Neuerungen reagieren zu können.

Mit unserer Dokumentstruktur-Vorlage für die digitale Personalakte, können Sie auch direkt schon mit der Vorbereitung beginnen.

Schritt 4: Sicherheit geht vor!

Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen darf nicht jeder alle Akten sehen, also muss geklärt werden, wer welche Akten sehen bzw. bearbeiten darf.

Die Personalabteilung besitzt natürlich Leserechte, aber müssen auch alle HR-Mitarbeiter Schreibrechte haben? Genauso müssen Sie abwägen zwischen dem, was sich die Geschäftsführung für Rechte wünscht und welche aus rechtlicher Sicht sinnvoll sind. Fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten!

Laut § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat auch der Mitarbeiter selbst das Recht Einblick in seine eigene Personalakte zu nehmen.

Denken Sie auch über die Zugriffsmöglichkeiten von Dritten, wie zum Beispiel von Juristen und Betriebsräten nach.

Vergessen Sie bei der Berechtigungsverteilung nie, dass Mitarbeiterdaten und -dokumente sensible Güter sind, die es zu schützen verlangt! Aus diesem Grund gilt es noch zu klären, wie Zugriffe auf Akten und Dokumenten protokolliert werden und wer das Rollenkonzept verwaltet.

Schritt 5: Die Schnittstelle zum Erfolg!

Konnten Sie sich über die Rechtevergabe einigen, haben Sie einen wichtigen Schritt Richtung elektronische Personalakte erfolgreich hinter sich gebracht. Glückwunsch!

Weiter geht es mit der Klärung der technischen Punkte. In diesem Schritt geht es hauptsächlich darum, Geschäftsprozesse und Transaktionen zwischen den Systemen zu definieren. Verschaffen Sie sich Klarheit über Schnittstellen und Workflows zu den anderen Businessanwendungen im Unternehmen, die nötig sind.

Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

• Soll eine automatisierte Übernahme von Dokumenten aus Office-Anwendungen und E-Mail-Clients möglich sein?
• Sollen Daten aus anderen Anwendungen, wie der Lohnbuchhaltung, eingebunden werden? Und wenn ja, ad-hoc oder in einem Batchverfahren mit festen Intervallen?
• Wie lassen sich externe Daten von Partnern oder Bewerbern integrieren?
• Wie soll die Trennung von Datenbank (Anwendungsdaten) und Archiv gewährleistet werden?

Schritt 6: Aus analoger Personalakte wird digitale Personalakte!

Wurden alle Punkte bezüglich der Schnittstellen geklärt, muss sich nun um die Digitalisierung der Akten gekümmert werden. Dazu müssen Sie abschätzen, ob es sich lohnt, die Akten im Unternehmen zu digitalisieren oder sie einem professionellen Dienstleister zu überlassen.

In den meisten Fällen besitzt die HR-Abteilung weder genügend personelle Ressourcen, noch die geeignete Hard- und Software für eine derartige Aufgabe. Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann die Arbeit aber nicht einfach an die Postabteilung übergeben werden. Aus diesem Grund bietet sich die Überlassung der Papierakten an einen externen Dienstleister an.

Der Dienstleiter sollte folgende Qualifikationen mitbringen:

• Hervorragendes Qualitätsmanagement
• Durchgängige Prozessdokumentation
• Durchgängige Beachtung von Datenschutzbestimmungen (z. B. beim Transport, Lagerung)
• Sehr gute Referenzen

Kleiner Tipp: Falls Sie auch eine Lösung für Ihre Altakten benötigen, fragen Sie Ihren Digitalisierungs-Dienstleister.

Schritt 7: Nach der Pflicht folgt die Kür!

Mit der Digitalisierung der Papierakten steht der Produktivsetzung der digitalen Personalakte nichts mehr im Weg.

Ihre letzte Aufgabe, bevor Sie die Vorteile einer elektronischen Aktenlösung nutzen können, ist es, die Mitarbeiter des HR-Bereichs im Umgang mit der neuen Lösung vertraut zu machen. Da sich die Softwarelösung durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienoberfläche auszeichnen sollte, ist dabei nur mit minimalem Aufwand zu rechnen.

Haben Sie auch diesen Schritt erfolgreich beendet, kann ich nur „frohes Schaffen“ wünschen. Wenn Sie eine individuelle Beratung oder Hilfe bei der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung benötigen, stehen Ihnen unsere Spezialist*innen gern mit Rat & Tat zu Verfügung. Hier können Sie direkt einen Termin vereinbaren.