In den vergangenen Wochen haben wir unsere vierteilige Webinarreihe zum Thema „Digitale Personalakte und HR-Prozesse“ erfolgreich durchgeführt. In den Diskussionen mit den Teilnehmern kamen Fragen zu den unterschiedlichsten Themen rund um die elektronische Personalakte auf, die sich bei der Einführung eines solchen Systems regelmäßig stellen. Wir haben für Sie die 10 häufigsten Fragen zur digitalen Personalakte zusammengetragen und liefern Ihnen direkt die Antworten. Fangen wir an.

Wie lange dauert es, die digitale Personalakte einzuführen?

Die genaue Projektdauer hängt von der Unternehmensgröße, dem geplanten Projektumfang sowie der Verfügbarkeit der beteiligten Mitarbeiter ab. Folgende Fragen sollten im Rahmen der Zeitplanung geklärt werden:

• Was soll umgesetzt werden? Nur die Personalakte als Dokumentenablage oder auch Mehrwertfunktionen wie eine automatisierte Dokumenterstellung und digitale Freigabeworkflows?
• Sind die Kollegen verfügbar? Niemand kennt die Abläufe in Ihrem Personalbereich besser als Sie selbst, daher bilden Ihre Fachkollegen einen wesentlichen Teil des Projektteams.

Aus unseren über 300 Kundenprojekten wissen wir, dass bei ca. 3.000 Mitarbeitern drei Monate eine gute Daumenformel zur Orientierung ist.

Empfehlen Sie eher die Cloud- oder die On-Premises-Variante?

Die Entscheidung für das richtige Betreibermodell hängt von einer Vielzahl an Faktoren ab. An dieser Stelle seien einige Merkmale der beiden Varianten genannt:

Cloud-Betrieb (Software as a Service)

• Das Hosting erfolgt durch den Dienstleister
• Der Dienstleister übernimmt Betriebsthemen wie Backups, Einspielen von Updates und Wartung der Systeme
• Sie haben keine eigenen IT-Aufwendungen, beispielsweise für Server oder Datenbanken
• Sie benötigen keine eigene IT-Administration
• Die Abrechnung erfolgt in der Regel über einen laufenden monatlichen Betrag („Miete der Software“)
• Sie ersparen sich die Investition in Lizenzen
• Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft fokussieren
• Zusammengefasst: Das Rundum-Sorglos-Paket

Diese Variante wird häufig gewählt, um die eigene IT zu entlasten und autark von internen Restriktionen arbeiten zu können.

OnPremises-Betrieb (Inhouse)

• Sie bzw. Ihre IT-Kollegen sind für das Hosting zuständig
• Die eigene IT übernimmt den Betrieb des Systems
• Sie haben IT-Aufwendungen für Server, Datenbanken, Personal
• Sie benötigen eine IT-Administration
• Sie tätigen eine einmalige Investition für die Lizenzen und einen laufenden (in der Regel jährlichen) Betrag für die Softwarepflege
• Ihre eigenen IT-Ressourcen werden gebunden

Der Trend, den wir seit ca. zwei Jahren beobachten, geht eindeutig hin zur Cloud-Lösung.

Ich möchte die digitale Akte gern einführen. Wie überzeuge ich mein Management?

Es gibt zahlreiche Faktoren, die für eine Einführung sprechen. Einer der ersten Schritte, um Ihr Management zu überzeugen bzw. das notwendige Budget zu erhalten, ist Ihre persönliche Herausforderung bzw. den individuellen Nutzen für Ihr Unternehmen herauszuarbeiten. Unsere Kunden nennen häufig die folgenden Gründe:

• Platzgründe: Ablösung der Papierablage, um Büroflächen freizugeben
• Einfache und gesicherte Einsichtnahmen von Dritten (Führungskräfte, Betriebsrat, Justiziare, Mitarbeiter…)
• Keine Termine, Fristen und Erinnerungen gehen verloren
• Schneller Zugriff von überall (dezentral)
• Einhaltung von Datenschutzrichtlinien & manipulationssichere Ablage der Akten
• Risikominimierung – keine Verlust von Dokumenten
• Abbildung ganzer HR-Prozesse, z. B. Dokumenterstellung, Vertragsgestaltung, etc.

Die genannten Punkte sind eine Auswahl der Gründe, die für eine Einführung sprechen. Tiefergehende Informationen finden Sie an folgenden Stellen:

Whitepaper zur digitalen Personalakte

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die digitale Personalakte?

Dies lässt sich nicht pauschal beantworten und ist abhängig von der Zielsetzung, die Sie mit der digitalen Personalakte verfolgen. Unser kleinster Kunde hat mit weniger als 20 Mitarbeitern die elektronische Akte eingeführt, damit der Geschäftsführer jederzeit (also auch unterwegs oder von zu Hause mit dem Tablet) seinen Mitarbeitern gegenüber auskunftsfähig bleibt. Auch wenn unsere digitale Personalakte forpeople | Der Personalmanager als führendes System fungieren kann und auch für kleinere Unternehmen geeignet ist, empfehlen wir aus Kostengründen eine Mitarbeiterzahl von mindestens 250 Personen.

Wie kann ich die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sicherstellen?

Eine digitale Personalakte unterstützt Sie bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und damit bei der Wahrung des Grundsatzes der Datensparsamkeit. Der Aufbewahrungszeitraum kann je Dokumentenschlagwort individuell hinterlegt werden. Läuft ein Dokument aus der Frist, wird es Ihnen zur Löschung vorgeschlagen. Sie entscheiden anschließend, ob es (mittels Vier-Augen-Prinzip) aus der Akte entfernt oder weiterhin aufbewahrt werden soll. Dabei handelt es sich um einen Sicherheitsmechanismus, der verhindert, dass ggf. falsch abgelegte Dokumente nicht unbemerkt aus der Akte verschwinden.

Was sollte eine State-of-the-Art digitale Personalakte bieten?

Beim Stichwort „digitale Personalakte“ denken viele Personaler im ersten Moment an eine reine elektronische Dokumentenablage.

Basisfunktionen

• Ablage der Dokumente in einem Archivsystem (wichtige Voraussetzung zur Erreichung der Revisionssicherheit)
• Anbindung Abrechnungssystem/Personalmanagementsystem (Sie wollen die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter nur an einer Stelle pflegen)
• Wiedervorlagen (am besten mit E-Mail-Benachrichtigung, damit Termine und Fristen eingehalten werden)
• Flexible Registerstruktur (die Sie auch nachträglich anpassen können, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen)
• Intuitive Benutzeroberfläche (in der sich auch Gelegenheits-Nutzer zurechtfinden)
• Vollständigkeitsprüfung (sodass jede Akte den Grundstamm an notwendigen Dokumenten enthält)
• Volltextsuche (mit der Sie Dokumente und Mitarbeiter schnell und einfach finden)
• Protokollierung von Änderungen
• Berechtigungsverwaltung (sodass jeder auch wirklich nur das sieht, was er sehen darf)
• Einfache Erweiterbarkeit (damit Sie das System selbstständig und ohne Programmierung an Ihre Bedürfnisse anpassen können)

Die größten Potenziale lassen sich jedoch erschließen, wenn die elektronische Akte neben der revisionssicheren Ablage auch über einige Mehrwertfunktionen verfügt, die es ermöglichen, ganze HR-Prozesse frei von Medienbrüchen abzubilden:

Ausgewählte Mehrwertfunktionen

• Dokumenterstellung aus Vorlagen (sodass Mitarbeiterdaten ohne Copy&Paste direkt in die Dokumente einfließen)
• Automatisierte Barcodeszenarien (die es Ihnen ermöglichen, Dokumente automatisch in die richtige Akte, an die richtige Stelle abzulegen)
• Checklisten und Laufzettel (um beispielsweise den Onboardingprozess kollaborativ und mit zuverlässiger Fristenüberwachung zu gestalten)
• Freigabeworkflows (Dokumente digital zur Freigabe senden, ohne mit einer Laufmappe manuell die Unterschriften einzusammeln)

Kann ich auch Führungskräfte und Mitarbeiter mit in das System lassen?

Technisch ist es möglich, auch Führungskräften und Mitarbeitern einen Zugriff auf das System zu gewähren. Über die Berechtigungsverwaltung steuern Sie, auf welche Akten bzw. welche Teile von Akten die Mitarbeiter und Führungskräfte zugreifen dürfen und welche Funktionen Sie nutzen können. Ob dies gewünscht ist, liegt natürlich in Ihrem Ermessen. Nachfolgend finden Sie einige Gründe, die häufig für einen Zugriff von Mitarbeitern und Führungskräften sprechen:

Führungskräfte:

• Dokumente selbst abrufen, ohne dass HR diese vorab heraussuchen und bereitstellen muss
• Dokumente einsehen, ohne dass sie die geschützte Umgebung der digitalen Akte verlassen -> Dadurch auch Vermeidung von Schattenakten („Nur Lesen“-Ansicht)
• Anträge erstellen
• Anträge von Mitarbeitern digital freigeben
• Termine überwachen (z.B. Ende der Probezeit mit Hinweis auf Beurteilungsgespräch)

Mitarbeiter

• Vermeidung von Medienbrüchen: Anträge direkt digital stellen und freigeben lassen
• Entlastung von HR: Dokumente (bspw. Arbeitsbestätigung) selbst erstellen
• Papier sparen: elektronische Gehaltsabrechnung jederzeit durch den Mitarbeiter abrufbar
• Höhere Servicequalität: Bestimmte Angebote können dem Mitarbeiter als Self-Service bereitgestellt werden

Wie bekomme ich meine Papierakten in das System?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Akten selbst zu scannen oder diese Aufgabe einem Dienstleister zu übertragen.

Häufig entscheiden sich Unternehmen dafür, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen, da dieser in der Regel über deutlich bessere Hard- und Software verfügt. Zusätzlich sind die Mitarbeiter des Dienstleisters für das Scannen und Attribuieren der Personaldokumente geschult und können den Ablageprozess damit erheblich schneller und effektiver durchführen.

Dabei werden drei Verarbeitungsarten unterschieden:

• Scannen auf Aktenebene: Jede Papierakte wird in genau eine PDF-Datei überführt
• Scannen auf Registerebene: Jedes Register der Papierakte wird in eine PDF-Datei zusammengeführt
• Scannen auf Dokumentenebene: Jedes Dokument der Papierakte wird auch in eine PDF-Datei gescannt (Königsweg)

Um die „richtige“ Variante für das eigene Unternehmen zu finden, sind einige Faktoren abzuwägen. Kosten und Verarbeitungszeiten spielen dabei genauso eine Rolle wie die Detailtiefe des Berechtigungskonzepts und die gewünschten Suchmöglichkeiten.

Einige Hinweise zum Scannen Ihrer Papierakten finden Sie auch in unserem Blogbeitrag „Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten“

Worauf sollte ich achten, wenn ich meinen Software-Anbieter auswähle?

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Software-Anbieters insbesondere auf die Kriterien Zukunftsfähigkeit, Vertrauen und Datenschutz, Erfahrung und Organisatorisches:

Zukunftsfähigkeit

• Welche neuen Funktionen wurden in den letzten 12 Monaten veröffentlicht?
• Entwickelt sich das Produkt weiter?
• Können Sie das System flexibel erweitern und an Ihre Bedürfnisse anpassen? Ist dies ohne zusätzliche Kosten möglich?

Vertrauen und Datenschutz

• Welche Zertifizierungen und Auszeichnungen kann der Anbieter vorweisen?
• Werden regelmäßige Penetration-Tests durchgeführt?
• Stellt Ihnen der Anbieter kostenfrei einen Testzugang zur Verfügung?
• Wenn Sie die Software als SaaS beziehen: Verfügt der Anbieter über einen qualifizierten Hosting-Partner?

Erfahrung des Software-Anbieters

• Welche Referenzen kann der Anbieter vorweisen?
• Ist die digitale Personalakte das Fokusprodukt des Anbieters oder wird das Thema nur nebenbei mit betrachtet? Wohin fließen dementsprechend auch die Entwicklungsaufwände?

Organisatorisches

• Wie lange läuft der Vertrag? Welche Kündigungsfristen gibt es?
• Können Benutzer flexibel hinzugebucht und abbestellt werden?
• Was passiert mit meinen Daten, wenn der Vertrag endet?
• Garantiert der Anbieter eine bestimmte Verfügbarkeit der Anwendung?

Wo finde ich weitere Informationen?

Variante 1: Nutzen Sie die kostenfreien Whitepaper auf unserer Homepage.

Variante 2: Informieren Sie sich in einem unserer kostenfreien Webinare oder in unserer Mediathek.

Einfach bequem informieren via Webinar: Wir laden regelmäßig zu interaktiven Präsentationen im Internet ein. In den virtuellen Gesprächsrunden erhalten Sie u.a. Einblicke in die digitale Personalakte aus dem Hause forcont, werden über Besonderheiten informiert und können Fragen stellen. Zusätzlich finden Sie in unserer Mediathek viele spannende Aufzeichnungen zu älteren Veranstaltungen, Events & Webinaren.

Variante 3: Impulsworkshop buchen – Digitale Personalakte richtig einführen und Stolperfallen vermeiden

Mit Präsentationen und moderierten Diskussionen werden in unserem Workshop alle relevanten Themen für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte bearbeitet.

Von der Bestandsaufnahme bis hin zur Projekt- und Maßnahmenplanung inklusive Einführungsleitfaden können Sie sich auf das Projekt einstellen.

Anschließend sind Sie bestmöglich auf anstehende Entscheidungen
vorbereitet.