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Personalarbeit intensivieren statt Personal verwalten – die elektronische Personalakte von forcont schafft bei der ALBA Group die Voraussetzung dafür. Viel Zeit, die bisher für administrative Aufgaben aufgewendet wurde, kann in qualitativ hochwertigere Personaltätigkeiten einfließen.

Zur Optimierung der Verbrauchsabrechnung führte die BAS im Jahr 2000 die SAP-Branchenlösung Industry Solutions Utilities (IS-U) ein. Mit etwa 750.000 Zählern sind sie der größte produktive Anwender des SAP-Moduls in Europa. Gleichzeitig stellte sich BAS die Frage nach einem flexiblen Archivsystem.

Die BAS übernimmt den kompletten Umfang an Abrechnungsleistungen, die telefonische und schriftliche Kundenbetreuung, den Ableseservice sowie das (vor-) gerichtliche Forderungsmanagement für Versorgungsunternehmen. Im Zuge der rasanten Wachstums des Unternehmens wurde eine effiziente Posteingangsbearbeitung zu einer wichtigen Funktion.

Nach Einführung und Produktivsetzung von SAP R/3 im Jahr 1999 wurde bei BSR ersichtlich, dass auch ein optisches Archivsystem für die Aufbewahrung der verarbeiteten Daten und Belege notwendig ist. Dabei stand zunächst die klassische Archivierung der ERP-Daten im Zusammenhang mit den nötigen Kundenstammdaten im Vordergrund.

Seit Einführung von SAP IS-U liegen bei den Stadtwerken Dessau die Daten aller aktiven Kunden im SAP-System und können aus dem SAP Customer Interaction Center abgerufen werden. Trotzdem standen den Mitarbeitern in den kundenorientierten Prozessen nicht alle Informationen zur Verfügung, die diese zur Bearbeitung von Anfragen benötigten. Ausgehende SAP IS-U-Dokumente sowie der Posteingang wurden in individuellen Ordnern der Mitarbeiter und in Archiven abgelegt. Daher entschieden sich die Stadtwerke für die Realisierung einer Kundenakte auf Basis der forcont factory mit Livelink (früher IXOS) als zugrunde liegendem Archiv.

Zielstellung für die Deutsche Solar war die Papierflut im Bereich Lager und Logistik in den Griff zu bekommen. Da hier aufgrund des enormen Belegvolumens der größte Bedarf bestand, begann in diesem Bereich die Einführung von forcont factory | Dokumenten- und Vertragsmanagement.

Hoher Zeit- und Kostenaufwand durch Medienbrüche, manuelle Informationsübertragung und langwierige Suche gehören im Auftragsmanagement des DLR der Vergangenheit an. In der elektronischen Projektakte auf Basis von forcont factory ist die gesamte betriebswirtschaftliche und juristische Projektdokumentation zu finden.

Bis vor kurzem wurden die Dokumente bei Erbslöh teilweise in Papierform in diversen Ordnern, in verschiedenen Verzeichnissen auf den unterschiedlichsten Netzlaufwerken bis hin zur Mail-Ablage im Outlook einzelner Mitarbeiter archiviert. Darüber hinaus lag keine Definition vor, welches Dokument unter welcher Belegart abzuspeichern war. Deshalb suchte man nach einem System, das mit IXOS/Open Text, SAP und der Eigenentwicklung auf Oracle-Datenbankbasis effizient zusammenarbeitet: die Elektronische Werkzeugakte auf Basis von forcont factory.

Der Flughafen Leipzig/Halle entschied sich, den gesamten Schriftverkehr beim Ausbau der Start- und Landebahn Süd in einer elektronischen Akte zu sammeln. Ziel war es, alle Dokumente zu bündeln, um bei späteren eventuellen Klagen wegen Baumängel oder Beschwerden die Beweiskraft zu stärken.

Die umfangreichen, vorwiegend technischen Dokumentationen der komplexen Anlagen des Erdgasspeichers der GASAG bestanden aus über 1.000 A4-Ordnern und ca. 15.000 Plänen und Zeichnungen in den verschiedensten Formaten. Zur nachhaltigen Betreuung der Gesamtanlage waren sie auf der Suche nach einer effizienten, schnellen und flexiblen Zugriffsmöglichkeit auf die Dokumentation.

Für die Kommunikationspolitik benötigt die GASAG unterschiedlichste multimediale Inhalte – wie z. B. Corporate Sound, aktuelle Kampagnen-Motive, Werbespots, Image-Filme, Bilder oder Animationen. Bisher wurden diese Inhalte beim Gasversorger dezentral in den verschiedensten Gruppenlaufwerken gespeichert und archiviert. Ziel war es nun, eine konzernweite Plattform zu schaffen, die alle internen wie externen Media-Inhalte zentralisiert.

Kleinere Unternehmen sind besonders erfolgreich, wenn es flexibel und schnell reagieren kann. Das gilt auch für die GWS, die nach einem einfachen Archiv und einer Automatisierung ihres Posteingangs waren. Von der Anfrage nach Wärmeversorgung durch Interessenten bis zu Angebots- und Vertragsdokumenten fallen während des Vertriebsprozesses zahlreiche Dokumenten an, die es zu organisieren gilt.

Die Gebäudewirtschaft Cottbus GmbH beauftragte forcont mit der Implementierung einer browserbasierten Erstellung von Wohnungsexposés auf Basis der forcont factory. Ziel des Projektes war es u.a., über eine Web-Anwendung jederzeit und überall im Unternehmen für eine beliebige Wohneinheit ein übersichtliches Exposé generieren und ausdrucken zu können.

Täglich fallen bei der GESOBAU viele ein- und ausgehende Dokumente an, die erfasst, bearbeitet, weitergeleitet und für eventuelle Nachfragen aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft insbesondere Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Betriebskostenabrechnungen, Baugenehmigungen und den auf diese Dokumente bezogenen Schriftwechsel. Einst bearbeiteten sie diese Dokumente in reiner Papierform, so dass mit wachsendem Wohnungsbestand auch der dokumentenbezogene Aufwand erheblich zunahm. Die Last wurde schließlich so drückend, dass man sich im Jahre 1998 dazu entschloss, ein elektronisches System einzuführen,

Die IT-Infrastruktur bei Hella ist äußerst komplex. Rund 50 produktive SAP-Umgebungen werden im Lippstädter Data-Center zentral betreut. Die Systempflege und -weiterentwicklung erfolgt durch die in Lippstadt ansässigen Mitarbeiter und bei Bedarf durch externe Dienstleister.

Verträge wurden bei der Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ bis zur Einführung der forcont factory dezentral verwaltet. Die papierbasierte Bearbeitung war mühsam, die Einhaltung von Fristen nur aufwändig kontrollierbar.

Ein komplettes Archivsystem in nur fünf Wochen produktiv gesetzt: Die Archivlösung mit der IXOS Technolgie.

Die Rechnungseingangsbearbeitung bei Herlitz wurde mit forcont factory auf durchschnittlich 3 Tage verkürzt.

Die verschiedensten Bestandteile patientenspezifischer Daten, Online-Belege und archivierte Dokumente übersichtlich in einer Anzeige zusammenfassen und weitere Dokumente strukturiert ablegen – unter dieser Maßgabe entwickelte die forcont business technology gmbh mit dem KKH MEK Zschopau den ersten erfolgreichen Schritt zur multimedialen elektronischen Patientenakte.

Ob Aufsichtsrat, Gesellschafter, Geschäftsführer, Bereichsleiter oder Finanz- und  Bauausschuss: Besprechungen sind notwendig, um wichtige Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen. 12 bis 15 Teilnehmer sind keine Seltenheit. Bis zur Einführung der auf forcont factory basierenden Gremienakte war es Aufgabe der Besprechungsverantwortlichen, dafür zu sorgen, dass sämtliche Unterlagen termingerecht und stets aktuell zur Besprechung ausgedruckt zur Verfügung standen.

Das Einführungsprojekt für die IXOS-Archivlösung startete im Oktober 2002 mit der Herausforderung, bis Januar 2003 die revisionssichere Aufbewahrung der im IS-U erzeugten Dokumente zu gewährleisten. Das Ziel wurde erreicht. Beim Drucken archivierungsrelevanter Dokumente werden diese nun automatisch optisch archiviert und sind anschließend direkt im SAP recherchierbar.

Die auf der Software forcont factory basierende Lösung für das Regulierungsmanagement deckte die Ziele der NBB bzgl. Einer hohen Datenqualität und -konsistenz bei gleichzeitiger Minimierung des Aufwands zur Beschaffung der Informationen und Erstellung der Berichte punktgenau ab.

Das Leitungsauskunftsportal infreSt ermöglicht Anfragenden bei Bauvorhaben die zeit- und kostensparend, alle beteiligten Versorgungsunternehmen und Behörden online zu erreichen, ohne diese einzeln manuell anschreiben zu müssen (www.infrest.de). Entwickelt wurde das Produkt von der Netzgesellschaft Berlin/Brandenburg (NBB) und weiteren Kooperationspartnern wie der forcont.

Der Austausch schriftlicher und elektronischer Daten nimmt beständig zu. Protokolle, E-Mails oder Verträge müssen archiviert und abgeheftet werden. Eine Bündelung der verschiedenen Dokumente ist aufgrund der unterschiedlichsten Datenformate oft schwierig. Zudem liegen Unterlagen zu einem Kunden oder Projekt in verschiedenen Ordnern oder gar auf unterschiedlichen Laufwerken.  Dieser Papierflut Herr zu werden war probiodrug auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement.

Geschäftskunden auf dem Biermarkt zu gewinnen oder zu pflegen, hängt von vielfältigen Einflussgrößen ab. Über die betreffenden Gaststätten oder Getränkehändler gilt es auf einen Blick alle relevanten Informationen vorliegen zu haben – vom Lageplan über die Objektbeschreibung bis zur Dokumentation bisheriger Geschäftsvorgänge. Hier hilft die Software-Lösung forcont factory.

Kaum ein Prozess in großen, international erfolgreichen Brauereien ist heute noch ohne IT denkbar. In der IT-Landschaft der Radeberger Gruppe hat sich forcont factory FX als eines der zentralen Systeme zunächst für die systemübergreifende Dokumenten- und Informationsrecherche und nun ebenso zur Prozessunterstützung etabliert. Dies gilt auch für den Prozess zum Einführen, Ändern und Entfernen von Produkten vom Markt, dem so genannten Produktdurchlauf.

Das Projektangebot der forcont business technology gmbh überzeugte die SpreeGas GmbH,  denn dieses beinhaltete die Umsetzung von elektronischen Ordnern auf der Basis von IXOS-Archive und IXOS-DocuLink. Wichtigster Punkt war dabei, dass sich die Ordner exakt auf die Anforderungen des Versorgungsunternehmens zuschneiden ließen.

Die Energieversorger in Deutschland stehen mit dem neuen Energiewirtschaftsgesetz alle vor der gleichen Frage: Wie setzt man die gesetzliche Unbundling-Richtlinie um, ohne erheblich in IT-Infrastruktur investieren zu müssen? Bei den Stadtwerken Cottbus gab es eine einfache Antwort. Die geplante Einführung der Kundenakte auf Basis von forcont factory löst das Problem ohne große Zusatzkosten.

Die Liberalisierung des Energiemarktes stellt auch die Stadtwerke Trier vor einer Reihe neuer Herausforderungen. Diese wurden u.a. durch eine tiefgreifende Umstrukturierung der vorhandenen EDV-Landschaft begegnet. Zur Optimierung der Bearbeitungszeiten und des Verwaltungswaufwandes bei der täglichen Kundenbetreuung stand zunächst die Einführung eines SAP R/3-Systems inkl. Branchenkomponente IS-U im Vordergrund. Zeitgleich war zudem eine Ablösung des bisherigen Archivsystems erforderlich.

Im Hause der Stadtwerke Troisdorf wurde von vielen Bereichen der Bedarf an elektronischen Dokumentenhandling gemeldet. Vor allem im kundenahen Bereich des Vertriebes erschien es kaum noch möglich, künftig schnell und kundenfreundlich auf Anfragen zu reagieren, wenn kein entsprechendes System (DMS) zur Verfügung steht, das dem richigen Mitarbeiter am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen zum Kunden bereitstellt.

Ziel des Projektes bei der Stiftung Orthopädische Universitätsklinik Heidelberg war der Aufbau einer elektronischen Patientenakte auf Basis der von forcont eingeführten Archivierungslösung mit der IXOS-eCON Solution Suite. Das Datenmodell der bereits im Einsatz befindlichen Systeme SAP IS-H und IS-H*Med sollte für die Strukturierung der Patientenakte verwendet werden. Es bestand der Wunsch, medizinische Dokumente sowohl  aus IS-H*Med als auch SAP-unabhängig mit IXOSeCONtext for Applications recherchieren zu können.

Die TOTAL Deutschland GmbH versorgt Verbraucher und Industrie mit einem breit gefächerten Angebot an Mineralölprodukten. In Deutschland gehören TOTAL mehr als 600 Tankstellen. In den neuen Bundesländern betreibt TOTAL das dichteste Netz. Mit der Einführung von IXOS-Archive durch die forcont business technology gmbh und der nahtlosen Integration in SAP R/3 wurden die Arbeitsprozesse bei der TOTAL Deutschland.

Nach erfolgreicher Einführung der Digitalen Bibliothek auf Basis von forcont factory sah man bei TOTAL sehr schnell, dass die Software auch für andere Aufgabenstellungen leicht einsetzbar ist.

Die TOTAL Deutschland GmbH beauftragte im Dezember 2003 die forcont business technology gmbh mit der Realisierung des Projektes „Archivierung geschäftsrelevanter Dokumente”. Ziel war die Schaffung eines einheitlichen Ablagesystems für wichtigeDokumente der TOTAL Deutschland GmbH unter Beachtung der Einbindung in die vorhandene Systemlandschaft.

Lieferanten von Original-Komponenten müssen für jedes Produkt gemäß dem QS 9000-Verfahren eine PPAP-Dokumentation zur Freigabe vorlegen. Änderungen an Produkt oder Produktionsprozess erfordern eine neue Dokumentation – eine mühsame Aufgabe, die zu erheblichen Kosten führt. Seit Januar 2005 werden bei TRW PPAP-Dokumentationen nur noch elektronisch erstellt. Für jedes neue Produkt wird ein PPAP-Ordner in forcont factory angelegt, der durch die Teilenummer (SAP-Materialnummer) und Zeichnungsnummer definiert ist.

Was mit einem einzelnen Projekt zur Automatisierung des Production Part Approval Process (PPAP) begann, hat sich bei TRW Airbag Systems in Aschau inzwischen zur übergreifenden Gesamtlösung für Dokumentenmanagement und -lenkung etabliert. Bis Ende 2006 wird es in Entwicklung, Musterbau, QM und Serienproduktion kein relevantes Dokument mehr geben, das nicht in einer Akte auf Basis der Softwarelösung forcont factory verfügbar ist.

Die VNG – Verbundnetz Gas Aktiengesellschaft ist eine international tätige Unternehmensgruppe, die aus Russland, Norwegen und anderen Quellen europäische Großkunden und Kommunen zuverlässig mit Erdgas versorgt. Mit dem Agenturportal, das man 2010 basierend auf dem Anwendungsprodukt forcont factory FX | Media Asset Management in Betrieb nahm, werden für alle Beteiligten im Kommunikationsprozess, unabhängig vom Standort, alle relevante Daten zentral bereitgestellt. Es ermöglicht effiziente und flexible Prozesse, die gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität mit sich bringen.