11. April 2016 //

GASAG setzt auf digitale Vertragsaktenlösung

forcontract Vertragsmanagement in der Praxis

Die GASAG Berliner Gaswerke AG ist mit rund 1.600 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,1 Milliarden Euro das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen in Westeuropa. Der IT-Betrieb des Energieversorgers ist vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrums-Betreiber und darüber hinaus an etwa 40 unabhängige Anbieter von verschiedensten IT-Dienst- und Serviceleistungen. Bis vor ein paar Jahren verwaltete GASAG die Verträge für diese Geschäftsbeziehungen ausschließlich im SAP-System und mittels Papierakten – jetzt vereinfacht die forcont-Lösung forcontract die Vertragsprozesse.  Weiterlesen


1. März 2016 //

Digitale Transformation in Theorie und Praxis

Am 25. Februar fand im Herzen Leipzigs die forconference 2016 unter dem Motto „Digitale Transformation erleben“ statt. Rund 60 Teilnehmer fanden den winterlichen Weg in die City Tagung Leipzig. Eröffnet wurde die Fach- und Anwenderkonferenz mit einer Keynote von Heiko Henkes, Director Advisor bei der Experton Group AG. Unter dem Titel „Digitale Transformation – Anspruch und Realität“ wurden die Herausforderungen des technologischen Umbruchs für Unternehmen thematisiert. Achim Anhalt und Robin Lucas von forcont griffen in ihren nachfolgenden Vorträgen den theoretischen Faden der Keynote auf und zeigten anhand beispielhafter Szenarien, wie der digitale Transformationsprozess in der Praxis allgemein mit elektronischen Akten bzw. konkret im Personalwesen vonstattengehen kann. Weiterlesen


1. Februar 2016 //

„Ich brauche dringend ein Vertragsmanagement!“

shutterstock_357594701_©Luis Molinero

Mist - Zum Jahresende habe ich vergessen, den teuren Kreditkartenvertrag zu kündigen. Jetzt muss ich wieder 69 Euro zahlen, obwohl es von der Hausbank mittlerweile ein tolles Angebot gibt. Und eigentlich habe ich die Kreditkarte nur wegen der Flug-Bonus-Meilen, die als Prämie gelockt haben, genommen. Und der DSL-Vertrag ist doch auch schon total veraltet. Da gab es doch kürzlich auch ein tolles Angebot für Wechsler- und Neueinsteiger. Und was ist eigentlich mit der Auslands-krankenversicherung? Und was geb’ ich im Jahr denn so alles für Verträge und Versicherungen aus? Hätte ich den Überblick, dann hätte ich mir den Flieger für den nächsten Städtetrip auch ohne Bonus-Meilen leisten können. Was im Privaten schon überfordert oder sagen wir mal, Zeit und Nerven raubt, potenziert sich selbst schon in Kleinunternehmen um ein vielfaches.

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29. Juni 2015 //

Vertragsmanagement: Mit wenigen Klicks Dokumente erstellen

Screenshot_VM Kopie

Wenn wir mit Kunden über unsere Lösung für das digitale Vertragsmanagement gesprochen haben, bekamen wir immer wieder dieselbe Frage zu hören: „Kann ich mit der Software auch direkt Kündigungsschreiben für Verträge aufsetzen?“ Heute können wir endlich antworten: „Aber selbstverständlich können Sie das!“ Denn der Bedarf unserer Kunden ist uns Befehl und so haben wir alle forcont Dokumentenmanagement-Anwendungen um ein neues Add-On bereichert: die integrierte Dokumenterstellung. Weiterlesen


6. Mai 2015 //

Ist Cloud Computing für mein Unternehmen sinnvoll?

Bild 5

Die Industrie- und Handelskammer zu Leipzig lud am 28.04.2015 zur Veranstaltung „Optimierung von Geschäftsprozessen und Kostenreduktion mittels Cloud Computing“ in ihre Leipziger Hauptgeschäftsstelle. Rund 40 Vertreter überwiegend kleiner Unternehmen nutzten die Gelegenheit, um sich darüber zu informieren, wie sie Cloud Computing sicher und gewinnbringend einsetzen können. Cloud Ecosystem Vorstand Matthias Kunisch, Robin Lucas von der forcont, Dipl.-Wirtschaftsjurist (FH) Michael Steiner von der PERSICON legal GmbH und Falk Lübbecke von der Sachsen DV Betriebs- und Servicegesellschaft GmbH brachten dem Publikum das Thema von verschiedenen Seiten näher. Weiterlesen


16. Februar 2015 //

Kündigungsfrist verpasst? Nicht mit einem digitalen Vertragsmanagement

Verträge im Überblick behalten ( © Forcont/Thomas Jansa - iStock_shironosov)

Wenn dem Unternehmen Kosten entstehen, die eigentlich vermeidbar gewesen wären, ist das immer besonders ärgerlich. Etwa dann, wenn der Vertrag mit einem Dienstleister hätte gekündigt werden sollen, nach dieser Entscheidung aber die Frist aus den Augen verloren wurde und schließlich verstrichen ist. Dann heißt es, noch für ein weiteres Quartal oder länger für eine nicht mehr benötigte Leistung zu zahlen, bis der nächstmögliche Kündigungstermin erreicht ist.

Alle Vertragsinhalte, -optionen und -fristen auf einen Blick
Mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung lassen sich solche Situationen vermeiden. Die Software sorgt dafür, dass jede Abteilung alle für sie relevanten Verträge stets mit einem Klick einsehen kann – mit sämtlichen Inhalten, Vertragsoptionen und Kündigungsfristen. So kann sich beispielsweise der Fachbereich jederzeit elektronisch vergewissern, welche Leistungen mit einem Dienstleister genau vereinbart wurden. Und er kann sich per E-Mail automatisch an den bevorstehenden Ablauf der Kündigungsfrist erinnern lassen. Durch eine integrierte Kündigungsfunktion, die optional auch gleich das Kündigungsdokument vorlagengesteuert erzeugen und dann automatisch in der Vertragsakte ablegen sowie versenden kann, ist die fristgerechte Beendigung eines Vertragsverhältnisses ein Kinderspiel. Weiterlesen


2. Februar 2015 //

Digitales Vertragsmanagement erfolgreich einführen

Digitales VM in sechs Schritten einführen ( © Fotolia_Sergey_Nivens)

Unnötige Ausgaben und verpasste Chancen sind häufig die Folgen, wenn im Unternehmen ein strukturiertes Vertragsmanagement fehlt. Das Spektrum reicht von versäumten Fristen und Vertragsoptionen über die mangelhafte Erfüllung von Vertragsleistungen und fehlende Rechtssicherheit bis hin zu Verzögerungen bei Geschäftsentscheidungen und falschen Risikobewertungen.

Wichtige Verträge zentral und transparent verwalten

Um das zu vermeiden, ist ein strukturiertes Vertragsmanagement (kurz: VM) unabdingbar. Es sorgt dafür, dass keine wichtigen Fristen versäumt, die Vertragsleistungen wie vereinbart erfüllt und die Dokumente revisionssicher archiviert werden. Eine digitale VM-Lösung bietet dabei viele Vorteile gegenüber der manuellen Verwaltung: Eine zentrale Plattform stellt alle wichtigen Verträge, deren Inhalte und die Beziehungen zwischen den Verträgen übersichtlich dar. Dadurch hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit schnellen Zugriff auf die von ihm benötigten Informationen. Ein digitales VM gewährleistet zudem die Aktualität der Dokumente und automatisiert zahlreiche administrative Prozesse – das minimiert das Risiko für Bearbeitungsfehler und spart Zeit. Weiterlesen


28. Mai 2014 //

factory day KWL: Klartext im Klärwerk

Im zehnten Jahr der forcont-Praxistage ging es diesmal ins Leipziger Klärwerk Rosental. Die KWL – Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH stellte hier ausgewählte elektronische Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse vor. Und dass Papier durchaus sinnvollere Verwendung finden kann, als in Umlaufmappen oder Aktenschränken auf Bearbeitung zu warten, wurde gleich in der einleitenden Betriebsführung durch das Klärwerk deutlich.

factory day KWL: Digitale Arbeitswelt aus Liebe zum Papier

So erhielt jeder Besucher symbolisch eine Rolle Toilettenpapier mit blattweiser Wissensvermittlung für den nächsten Entsorgungsgang. Weiterlesen


2. Januar 2012 //

Top 10 der elektronischen Akten

Neben der Personalakte und dem Vertragsmanagement realisiert forcont eine Vielzahl individueller Aktenlösungen, gern auch Elektronische Akten genannt. Jede dieser Aktenlösung ist eine komplexe DMS-Anwendung, die genau auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt ist.

Bei der Realisierung elektronischer Akten freuen wir uns besonders über originelle Namen, mit denen man zuerst weniger anzufangen weiß. Diese Namensvielfalt elektronischer Akten möchte ich natürlich nicht vorenthalten und präsentiere Ihnen die Top 5 der originellsten Aktennamen und die Top 5 der erfolgreichsten Akten.

Top 10 der elektronischen Akten Weiterlesen


28. November 2011 //

Berechtigungen im Vertragsmanagement richtig vergeben

Bei der Einführung eines Vertragsmanagementsystems sind Fragen zum Berechtigungskonzept unvermeidlich: "Wer soll welche Verträge sehen, anzeigen, bearbeiten dürfen?" oder "Soll der Zugriff auf den Inhalt einer Vertragsakte noch weiter differenziert werden?"

Die Antwort auf diese Fragen wie auch hilfreiche Hinweise, wie Sie ein langlebiges und vor allem flexibles Berechtigungskonzept entwickeln können, möchte ich mit diesem Beitrag geben.

Vertragsmanagement (© forcont)

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