4. Dezember 2017 //

Hallo forcont factory 7!

Hallo forcont factory 7

Bereits die Bezeichnung „forcont factory 7“ enthält einen Hinweis auf eine wichtige Errungenschaft der aktuellen Version. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen, wie der „forcont factory FX 3.2“, fehlt das „FX“ als Kennzeichen für Adobe Flash. Der Wegfall dieser Buchstaben steht für einen aufwändigen Schritt in Richtung Zukunftssicherheit. forcont wechselt die technologische Basis und stellt Ihnen eine völlig überarbeitete Software mit verbesserter Benutzeroberfläche und neuen Funktionen zur Verfügung.

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20. März 2017 //

Digitale Würzmittel für agile Unternehmensprozesse

Konferenznachlese: Als der letzte Gast gegangen war, zog ein heftiger Regenguss am späten Nachmittag des 09. März den finalen Vorhang hinter eine sonnige forconference 2017 in der Leipziger Südvorstadt. Die Alte Essig-Manufactur, ein stilvoll saniertes Fabrikgebäude im Herzen der Sachsenmetropole, war Schauplatz unserer diesjährigen Fach- und Anwenderkonferenz rund um Enterprise Content Management (ECM). Weiterlesen


16. März 2016 //

Die digitale Transformation stellt neue Anforderungen an ECM-Software

Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde. Die digitalen Technologien entwickeln sich mit exponentiell wachsender Geschwindigkeit weiter. Der damit einhergehende Wandel der Gesellschaft hin zum Digitalen erzeugt einen Druck auf jedes einzelne Unternehmen zur kontinuierlichen Veränderung und Digitalisierung seiner Unternehmensprozesse, der Kundenerfahrung und in letzter Konsequenz auch der Geschäftsmodelle.

Die digitale Transformation als Antwort der Wirtschaft auf den digitalen Wandel der Gesellschaft erfordert IT-Tools, mit denen Unternehmen ihre Prozesse und Geschäftsmodelle verändern können. Enterprise Content Management Software hilft bereits seit vielen Jahren, Informationsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, indem sie strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenführt. Damit ist ECM-Software ein wichtiges IT-Werkzeug zur Unterstützung der Veränderungsprozesse hin zu einer digitalen Wirtschaft.  Weiterlesen


20. April 2015 //

forcont zu Gast auf der Karrieremesse WIK

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In wenigen Tagen ist es wieder soweit, dann findet die 9. Wirtschafts- und Industriekontaktemesse an der Universität Leipzig statt. Die WIK richtet sich an Studierende, Absolventen und Young Professionals und gibt einen Überblick über Unternehmen der Region, Berufe, Perspektiven und aktuelle Jobangebote. Weiterlesen


2. März 2015 //

Digitale Archivierung von Massendokumenten

Archivierung von Massendokumenten ( © Fotolia_61657958_beawolf)

Immer wieder gibt es Situationen, bei denen unsere Kunden mit der Archivierung von Massendokumenten konfrontiert sind, seien es regelmäßige Informationsschreiben (Newsletter an Geschäftspartner, Mitarbeitermitteilungen, …) oder einmalige Schreiben (Preisanpassungsschreiben, Brief zu einer Rückrufaktion etc.). Gemeinsam haben die dabei entstehenden Dokumente eine gewisse "Gleichförmigkeit", d. h. sie haben eine nahezu gleiche Dokumentstruktur und einen sehr ähnlichen Inhalt, der sich nur in bestimmten Bereichen leicht unterscheidet. Die Herkunft dieser oft als Massenschreiben bezeichneten Dokumente sind zum einen Serienbriefe, die von einem Mitarbeiter des Unternehmens erzeugt werden und zum anderen entstehen solche Dokumente auch über ein Output-Management-System.

Oft wird der abschließende Druck und Versand der Dokumente über einen Druckdienstleister abgewickelt, der darauf spezialisiert ist, die fertigen Papierseiten "einzutüten", zu frankieren und auf den Postweg zu bringen. Nicht selten erhalten die Auftraggeber dann ein Medium (CD, DVD o. ä.) mit dem gedruckten Material in Digitalform zur Aufbewahrung zurück. Auch bei der Digitalisierung von Bestandsdokumenten bei der Einführung einer DMS-Lösung, wie z.B. einer Personalakte, werden diese von spezialisierten Scan-Dienstleistern in solcher Form bereitgestellt.

Um die Dokumente dem Bezugsobjekt, z. B. dem Kunden, Mitarbeiter oder der technischen Anlage zuordnen zu können, benötigt man Schlüsselinformationen zu diesen Bezugsobjekten.
Sowohl die Bereitstellung der Schlüsselinformationen, als auch der Inhalt des bereitgestellten Mediums kann von  Anbieter zu Anbieter recht unterschiedlich sein. Die nachfolgenden Varianten sind uns aus der Praxis bekannt: Weiterlesen


2. Februar 2015 //

Digitales Vertragsmanagement erfolgreich einführen

Digitales VM in sechs Schritten einführen ( © Fotolia_Sergey_Nivens)

Unnötige Ausgaben und verpasste Chancen sind häufig die Folgen, wenn im Unternehmen ein strukturiertes Vertragsmanagement fehlt. Das Spektrum reicht von versäumten Fristen und Vertragsoptionen über die mangelhafte Erfüllung von Vertragsleistungen und fehlende Rechtssicherheit bis hin zu Verzögerungen bei Geschäftsentscheidungen und falschen Risikobewertungen.

Wichtige Verträge zentral und transparent verwalten

Um das zu vermeiden, ist ein strukturiertes Vertragsmanagement (kurz: VM) unabdingbar. Es sorgt dafür, dass keine wichtigen Fristen versäumt, die Vertragsleistungen wie vereinbart erfüllt und die Dokumente revisionssicher archiviert werden. Eine digitale VM-Lösung bietet dabei viele Vorteile gegenüber der manuellen Verwaltung: Eine zentrale Plattform stellt alle wichtigen Verträge, deren Inhalte und die Beziehungen zwischen den Verträgen übersichtlich dar. Dadurch hat jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit schnellen Zugriff auf die von ihm benötigten Informationen. Ein digitales VM gewährleistet zudem die Aktualität der Dokumente und automatisiert zahlreiche administrative Prozesse – das minimiert das Risiko für Bearbeitungsfehler und spart Zeit. Weiterlesen


1. Dezember 2014 //

Einfach und effizient Dokumente erstellen

Weniger Zeit für Papierkram, mehr Zeit fürs Wesentliche (Grafiken © Who Is Hosting This, http://www.whoishostingthis.com)

Die Vorgeschichte

Eine Mitarbeiterin in Berlin benötigt dringend eine Arbeitsbescheinigung, andere sollen zum jährlichen Mitarbeitergespräch geladen werden und ein weiterer am Standort Frankfurt erwartet eine Bewilligung zur Teilnahme an einem Workshop.

All diese Dinge liegen auf dem Schreibtisch der Personalreferentin Jane Doe. In allen drei Fällen muss ein Schreiben verfasst und den betreffenden MitarbeiterInnen übermittelt werden. Die notwendigen Adressen sowie weitere Personaldaten findet Jane Doe in den elektronischen Personalakten und für die Schreiben gibt es Wordvorlagen.

Also alles kein Problem im weitgehend 'papierlosen' Büro. Es kostet nur ein wenig Fleiß, Konzentration und Zeit. Womöglich von allem ein wenig mehr, weil Jane Doe zwischendurch noch einen Anruf entgegennimmt, um einem weiteren Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Das ist - ganz allgemein gesagt - auch ihre eigentliche Aufgabe: um die MitarbeiterInnen kümmern.

Den Papierkram sollen ihr smarte Hilfsmittel wie die elektronische Personalakte, soweit es geht, abnehmen. Warum also sollte die Erstellung der oben aufgezählten Dokumente nicht viel einfacher und effizienter von der Hand gehen?

  • Die Personalakten kennen alle nötigen Adressen.
  • Sie kennen unter Umständen die E-Mail-Adressen.
  • Sie wissen, von wann bis wann ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt ist.
  • Und sie wissen noch weitere nützliche Dinge.
  • Die Wordvorlagen für solche Dokumente gibt es auch schon.

Und nun? Weiterlesen


10. November 2014 //

Effizientes Wissensmanagement durch digitale Arbeitsprozesse

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Unternehmen, die insbesondere von ihrem Know-how und ihrer Innovationsfähigkeit leben, sind darauf angewiesen, diese Kernkompetenzen zu erhalten und immer weiter auszubauen. Eine wesentliche Rolle spielt dabei das Wissensmanagement: Nur die systematische Verfügbarkeit aller relevanten Informationen ermöglicht eine innovative Weiterentwicklung des bestehenden Wissens. Abgesehen davon kann auch das operative Tagesgeschäft nur dann effizient ablaufen, wenn jederzeit ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet ist. Weiterlesen


20. Oktober 2014 //

55 Seconds to forcont

forcont reicht allen Kunden und Interessenten die Hand: Im neuen Imagespot des ECM-Spezialisten werden nicht nur die verschiedenen Einsatzfelder der dokumentenzentrierten Geschäftsanwendungen, sondern auch deren perfektes Zusammenspiel angerissen – mündend in einer alternativen Interpretation des Unternehmensnamens.

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Die außergewöhnliche Grafikwelt und eigens komponierte Musik bzw. Soundeffekte des 2D-Animationsfilms wurden unter dem Aspekt entwickelt, Kommunikation und Technologie zu vereinen, aber den Fokus mehr auf die sozialen Verknüpfungen – auch zwischen Mensch und Maschine/Technik – zu legen. Aufmerksamkeitsziel ist es, sich auf die Kernkompetenzen des Softwarehauses zu konzentrieren: Vernetzung und Miteinander… for communication, organisation, networks, technology.


28. Mai 2014 //

factory day KWL: Klartext im Klärwerk

Im zehnten Jahr der forcont-Praxistage ging es diesmal ins Leipziger Klärwerk Rosental. Die KWL – Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH stellte hier ausgewählte elektronische Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse vor. Und dass Papier durchaus sinnvollere Verwendung finden kann, als in Umlaufmappen oder Aktenschränken auf Bearbeitung zu warten, wurde gleich in der einleitenden Betriebsführung durch das Klärwerk deutlich.

factory day KWL: Digitale Arbeitswelt aus Liebe zum Papier

So erhielt jeder Besucher symbolisch eine Rolle Toilettenpapier mit blattweiser Wissensvermittlung für den nächsten Entsorgungsgang. Weiterlesen


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