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Kategoriearchiv: Tipps & Tricks

27. Oktober 2017 //

Die DSGVO rückt näher – Sind Sie vorbereitet?

Bestimmungen von DSGVO beachten

Unternehmen müssen ab dem 25. Mai 2018 einen noch stärkeren Fokus auf die Themen Datenschutz und Datensicherheit legen – an diesem Tag tritt nämlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Die DSGVO setzt einheitliche Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen fest. Zum einen soll die Verordnung den Schutz personenbezogener Daten von natürlichen Personen innerhalb der EU sicherstellen, zum anderen den freien Datenverkehr innerhalb der EU gewährleisten. Dabei sollten Unternehmen beachten, dass es sich nicht nur um Daten von Geschäftspartnern, sondern auch von den eigenen Mitarbeitern handelt.

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14. August 2017 //

Ade Adobe Flash – So können Sie sich auf den Abschied von Flash vorbereiten

Abschied von Flash

Die Darstellung interaktiver Inhalte basiert gegenwärtig in vielen Tools und Software-Lösungen auf Adobe Flash. Nun hat Adobe offiziell das Ende von Flash im Jahr 2020 verkündet. Ab diesem Zeitpunkt werden keine Updates mehr für dieses Format bereitgestellt und es wird nicht mehr verbreitet. Wer nicht schnell genug reagiert, wird mit Darstellungs- und Funktionseinschränkungen in allen Tools und Anwendungen zu kämpfen haben, die Adobe Flash integriert haben.

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15. Mai 2017 //

Vertragserstellung – Verträge schnell und einfach für Mitarbeiter und Bewerber generieren

Screenshot: forpeople | Der Personalmanager

Anstellungsverträge für Bewerber, Vertragsänderungen und Vertragsverlängerungen für bestehende Mitarbeiter sowie Kfz-Überlassungsverträge können sehr komplex sein. Schnell kommen viele Faktoren zusammen, die von Vertrag zu Vertrag verschieden sein können. Ist in dem Vertrag der Erhalt eines Dienstwagens zu berücksichtigen? Wie hoch ist das Gehalt und welche Zusatzvereinbarungen und Dokumente sollen zusammen mit dem Vertrag an den Bewerber versendet werden?

Diese Fragen führen dazu, dass bei der Erstellung von Anstellungsverträgen eine Vielzahl unterschiedlichster Vertragsvorlagen zur Anwendung kommt.  Weiterlesen


14. Februar 2017 //

Digitalisierung von Personalakten: Achtung, Betriebsrat an Bord!

Immer mehr Unternehmen gehen aus Gründen der Verwaltungseffizienz dazu über, ihre Personalakten zu digitalisieren und in elektronischen Archiven zu verwahren. Hat der Betriebsrat (oder Personalrat) bei diesem Vorgang mitzubestimmen? In Betracht kommen insoweit Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und 1 BetrVG: Nach Nr. 6 dieser Vorschrift hat der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, mitzubestimmen. Zwar ist eine elektronische Personalakte nicht notwendigerweise dazu bestimmt, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Allerdings protokollieren entsprechende Softwarelösungen regelmäßig Bearbeiterkennzeichen und lassen statistische Auswertungen zu. Hier können ggf. Aussagen über einzelne Personen getroffen werden, was tatsächlich unter eine Verhaltens- oder Leistungsüberwachung fallen könnte. Da der Zweck der Mitbestimmung in der Abwehr von Gefahren der Überwachung liegt, ist von einer Mitbestimmungspflicht der Betriebsräte auszugehen. Weiterlesen


23. Januar 2017 //

Dokumenten scannen – Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten

Erfolgsfaktoren bei der Digitalisierung von Personalakten

Die Entscheidung ist gefallen, ein System zur digitalen Verwaltung von Personalakten wird eingeführt. Systemgestützte Workflows sollen künftig bei der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der täglichen Personalarbeit helfen. Bleibt die Frage, wie die in Papierform verwalteten Personaldokumente in die elektronische Personalakte überführt werden können. Weiterlesen


13. November 2016 //

Risikomanagement auf Basis der Anwendung forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement mit forcontent | Der Dokumentenmanager

Risikomanagement und Compliance sind aktuelle Themen, mit denen sich auch mittelständische Unternehmen immer stärker beschäftigen müssen. Sie sind angehalten, potentielle Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu bewerten. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie Richtlinien und der Nachweis hierüber sind als Teil des Risikomanagements Antriebsfeder für viele neue Projekte in den Unternehmen. Mit dem forcontent | Dokumentenmanager bietet forcont eine geeignete Plattform, um genau diese Anforderungen des Risikomanagements standardisiert und mit wenig Anpassungs- und Schulungsaufwand der Mitarbeiter umzusetzen.  Weiterlesen


26. September 2016 //

forcont-Archivliste im SAP: Dokumentverknüpfungen

Im Blogbeitrag „forcont-Archivliste im SAP“ wurde die Notizfunktion beschrieben und kurz erwähnt, dass weitere Dokumentverknüpfungen beschafft und angezeigt werden können. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Praxisbeispiele für die zusätzlichen Dokumentverknüpfungen an einem SAP-Businessobjekt mit Hilfe der forcont-Archivliste vorstellen.  Weiterlesen


30. Mai 2016 //

Entlastung der SAP-Datenbank von abgelegten Dokumenten – generische Objektdienste

Mit Hilfe des Dienstes „Anlagenliste“ in den generischen Objektdiensten (GOS) des SAP kann ein Endanwender zu einem Business Objekt einfach Anlagen erstellen. Er hat die Wahl zwischen Anlagen, Notizen oder externe Dokumenten abzulegen.

GOS-Dienst "Anlagenliste"

Was aus Anwendersicht praktisch und komfortabel ist, kann das Leben der SAP-Administration erschweren. Denn die abgelegten Anlagen werden je nach Ablageart in Tabellen in der SAP-Datenbank gespeichert. Bei regelmäßiger Nutzung durch eine Vielzahl an Nutzern kann die Datenbank in kurzer Zeit schnell stark anwachsen.  Weiterlesen


26. Oktober 2015 //

E-Mail-Ablage in DMS-Anwendungen

Bereits vor zwei Jahren haben wir im Beitrag E-Mails aus Outlook im DMS ablegen darauf hingewiesen, dass E-Mails auch im DMS-Umfeld eine große Rolle spielen und der herkömmliche Upload für E-Mails nicht praktikabel ist. Der Drang, E-Mails in verfügbaren DMS-Anwendungen zu archivieren, wächst stetig weiter an, da die Informationen und Gesprächsverläufe möglichst lückenlos verfügbar und dokumentiert sein sollen.

Im Laufe der Zeit haben sich damit neue Anforderungen an das Outlook Add-In und die Verarbeitung der E-Mails bei der Ablage ergeben, welche die Archivierung der E-Mails in die DMS-Anwendungen noch flexibler gestalten sollen.

Anhänge

Ein Thema sind die Anhänge von E-Mails – es reicht nicht mehr die E-Mail im Ganzen zu speichern, sondern das Trennen der Anhänge wird immer wichtiger, da oft die erforderlichen Informationen in den Anhängen enthalten sind. Auch aufgrund der technischen Gegebenheiten in den Unternehmen nehmen Anhänge einen ganz neuen Stellenwert ein: Die Verbreitung der Multifunktionsgeräte in den Gängen der Unternehmen nimmt zu, ein Mitarbeiter kann so schnell und einfach Dokumente digitalisieren und bekommt das gescannte Dokument nicht selten als Anhang einer E-Mail zugesendet. In diesem Fall möchte man natürlich nur den Anhang und nicht die gesamte E-Mail archivieren.

Aus den verschiedenen Anwendungsfällen heraus wurde das Outlook Add-In weiterentwickelt und stellt mittlerweile eine Funktion bereit, um Anhänge von E-Mails separat zu verarbeiten.

1_Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

Outlook-Menu mit den verschiedenen Ablagefunktionen

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12. Oktober 2015 //

Berliner Baustellenatlas verbessert Koordination und Bauplanung

Am 21.9.2015 war forcont durch die infreSt zum Startschuß für die Anwendung „Baustellenatlas“ im Rahmen des Portals „eStrasse“ eingeladen. In Anwesenheit des Staatsekretärs für Verkehr und Umwelt des Senats von Berlin Herr Gaebler fand die feierliche Freigabe des Baustellenatlas statt.

Der Baustellenatlas

In großen Städten sind ständig Baumaßnahmen nötig. Häufig ein Ärgernis für Anwohner, und Pendler. Im Baustellenatlas der infreSt sind durch die Kopplung mit der Portaldatenbank (PDB) der eStrasse Bauprojekte transparenter, selbst tagaktuelle Baumaßnahmen werden ersichtlich. „Der Baustellenatlas soll erstmals alle an der Gestaltung des öffentlichen Straßenraumes Beteiligten verbinden: Senats- und Bezirksverwaltung, Netzbetreiber, Polizei und Feuerwehr, Öffentlicher Nahverkehr, Stadt- und Straßenreinigung, Dienstleister aus dem Individualverkehr (Taxi- und Busunternehmen), Industrie, Einzelhandel sowie die jeweiligen Verbäde und Wohnungsbaugesellschaften.“ Dies ermöglicht eine effizientere Planung und die Nutzung von Synergien. Der Geschäftsführer der infreSt GmbH, Herr Besler, wies insbesondere auf die Möglichkeiten der smarten Vernetzung aller Beteiligten der Baustellen hin.

forcont gratuliert infreSt zu der zunehmenden Unterstützung der Koordinierung und effektiveren Gestaltung von Baumaßnahmen in Berlin. Wir freuen uns, durch die Erstellung der Kopplung des Baustellenatlas mit dem Portal eStrasse, das Vorhaben zu einem Stück mit vorangetrieben zu haben.

Zur vollständigen Pressemitteilung (PDF)


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